Як HR-менеджер SoftDevUA заощадила 45 годин на місяць та $1,200 на рекрутингу розробників для США

Минулого місяця нам потрібно було закрити 2 вакансії протягом 14 днів, тому я вручну переглянула понад 350 профілів на LinkedIn та Djinni. Щодня я витрачала близько 5 годин лише на первинний скринінг резюме та написання персоналізованих повідомлень кандидатам. З цих 350 осіб лише 15 погодилися на технічне інтерв'ю, а загальні витрати часу команди на співбесіди перевищили 40 годин. Зрештою, ми найняли людей, але процес був максимально виснажливим для нашої маленької команди з 8 осіб. Весь цикл рекрутингу обійшовся компанії приблизно у $2,400, враховуючи робочий час спеціалістів.

Найбільшою складністю став величезний обсяг нерелевантних відгуків, які доводилося фільтрувати самостійно без автоматизованих систем. Оскільки ми працюємо в режимі Diia City, нам важливо ретельно перевіряти юридичний статус та форму співпраці з кандидатами. Ведення комунікації з 50+ потенційними кандидатами одночасно призводило до того, що я втрачала фокус і забувала про вчасні фоллоу-апи. Також складно було оцінити soft skills на етапі переписки, що призводило до марнування часу технічного ліда на невідповідних людей.

У штаті SoftDevUA лише 8 людей, тому в мене немає асистента або окремого рекрутера, і я поєдную ролі HR, офіс-менеджера та бухгалтера. Ринок США вимагає високого рівня англійської та специфічного досвіду, тому стандартні шаблони повідомлень просто не працювали. Кожна помилка у виборі кандидата коштувала нам тижня затримки розробки, що критично для клієнтських контрактів. Відсутність єдиної бази знань змушувала мене щоразу починати пошук з нуля, замість використання існуючих напрацювань.

Ми спробували залучити зовнішню рекрутингову агенцію на умовах віддаленої співпраці за гонорар у розмірі однієї зарплати розробника. Це коштувало нам $3,500 за одного спеціаліста, що є досить високою ціною для малого бізнесу з Києва. Агенція взяла на себе холодний пошук, але якість їхнього пре-скринінгу все одно була середньою. В результаті я отримала 10 відібраних кандидатів, з яких ми найняли одного, але бюджет був значно перевищений. Це рішення допомогло розвантажити мій графік, проте фінансово це було дуже боляче для компанії.

Головна проблема в тому, що ми віддали експертизу на аутсорс і заплатили величезні гроші за роботу, яку могли б автоматизувати всередині. Агенція не розуміла внутрішньої культури SoftDevUA так добре, як я, тому кандидати іноді дивувалися нашим процесам. Витрати у $3,500 не включали подальшу адаптацію працівника, за яку знову відповідала я. Ми зрозуміли, що постійно платити такі суми при масштабуванні команди до 15-20 осіб ми просто не зможемо. Нам потрібен був власний інструмент, який би робив скринінг та оцінку ефективніше за людину.