120 годин на рік лише на договори в Дія Сіті — HR-менеджер витрачає тижні на бюрократію замість найму

Минулого місяця ми наймали двох розробників, і я витратила цілий тиждень на підготовку гіг-контрактів та перевірку відповідності критеріям резидентства. Використовувала Google Sheets для звітності та Notion для зберігання шаблонів, але кожен документ доводилося вичитувати вручну. На консультації з юристом та правки ми витратили близько 15 000 гривень лише за місяць. Це забирає купу часу, який я могла б витратити на пошук нових талантів для наших мікросервісів. Навіть базові задачі в Trello зависають через цю паперову тяганину.

Найбільше дратує страх припуститися помилки у звітності для Дія Сіті, бо це загрожує втратою статусу резидента. Я відчуваю постійну фрустрацію, бо замість розвитку корпоративної культури працюю як реєстратор у держустанові. Команда з восьми людей невелика, але вимоги до документації такі ж суворі, як і для великих корпорацій. Через мою завантаженість ми затягнули вихід нового тімліда на два тижні, що загальмувало розробку критичного фіча-сету для клієнта. Це прямі збитки для репутації нашого стартапу.

Системна проблема в тому, що наші процеси абсолютно не автоматизовані та тримаються на моїй пам'яті. У маленькій команді я і HR, і офіс-менеджер, і бухгалтер, тому навантаження просто непропорційне. Інструменти на кшталт Excel не дають потрібної гнучкості для відстеження специфічних умов гіг-контрактів. Нам не вистачає єдиної інтегрованої системи, яка б поєднувала юридичні вимоги та кадровий облік. По суті, ми намагаємося будувати космічні кораблі, використовуючи при цьому старий іржавий молоток.

Я спробувала делегувати частину роботи фріланс-юристу та почала використовувати ChatGPT для генерації описів вакансій та базових пунктів договорів. За послуги зовнішнього спеціаліста ми заплатили 600 доларів за квартал, а за платну підписку на нейромережу віддаємо 20 доларів щомісяця. Це трохи звільнило мої руки, але дані все одно доводиться переносити вручну з одного вікна в інше. Тимчасовий фрілансер не знає внутрішньої специфіки наших проектів, тому помилки все одно трапляються. Це рішення було швидким пластирем на відкриту рану.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим наймом витрати на юриста зростають лінійно. ChatGPT часто галюцинує і видає застарілі норми українського законодавства, що змушує мене перевіряти кожен рядок. Я витрачаю більше часу на контроль фрілансера та виправлення помилок ШІ, ніж на саму роботу. Ми платимо гроші за інструменти, які не спілкуються між собою і створюють інформаційний хаос. Це не автоматизація, а просто перекладання папірців з одного цифрового кошика в інший.