Як операційний менеджер у Києві економить 45 годин на місяць завдяки автоматизації логістичного обліку

Минулого тижня ми отримали партію з 1200 одиниць FMCG товару, і під час інвентаризації виявили нестачу 14 позицій. Я вручну звіряла паперові накладні з даними в Excel протягом 6 годин, намагаючись знайти помилку в артикулах. Наша команда з 8 людей була змушена зупинити відвантаження іншим клієнтам, поки ми не знайшли причину. У результаті ми виявили, що комірник помилився при введенні цифр у таблицю. Це призвело до затримки доставки 3 важливим замовникам по Україні.

Найважчим був пошук конкретної помилки серед сотень схожих найменувань товарів у нашому асортименті. Коли всі дані заносяться вручну в Excel, людський фактор стає критичним і неминучим. Мені доводилося паралельно відповідати на дзвінки водіїв та контролювати відвантаження в Києві. Постійні переривання заважали зосередитися на перевірці кодів товарів. Відсутність єдиної цифрової системи робила цей процес хаотичним і виснажливим.

У нас невелика команда, тому я як операційний менеджер виконую функції і логіста, і частково бухгалтера. Наш склад не обладнаний терміналами збору даних, тому все тримається на паперових носіях. Будь-яка помилка в одну цифру в артикулі FMCG продукції створює ланцюгову реакцію по всій системі. Це складно, бо відповідальність за фінансові втрати лежить на мені, а інструментів контролю практично немає. Кожна така помилка — це потенційний штраф від мереж супермаркетів за недопоставку.

Ми вирішили найняти тимчасового помічника на 4 дні, щоб він перерахував весь залишок на складі та перевірив артикули. Це обійшлося компанії приблизно у 8 500 гривень додаткових витрат на оплату праці. Також ми витратили близько 12 000 гривень на термінову доплату водіям за понаднормові години, щоб компенсувати затримки. Загалом, ліквідація наслідків однієї серйозної помилки коштувала нам близько 20 000 гривень. Це було лише тимчасове «затикання дірок» без системних змін.

Це рішення було лише разовим виправленням симптому, а не лікуванням причини проблеми. Ми просто витратили гроші на додаткові робочі руки, але ризик повторення помилки завтра залишився таким же високим. Помічник пішов, а наша застаріла модель роботи з паперами та Excel нікуди не зникла. Я продовжую витрачати по 2-3 години щодня на рутинну перевірку даних замість розвитку логістичних маршрутів. Це демотивує команду і не дає компанії 『Дельта Транс』 масштабуватися.