120 годин на місяць на ручне створення звітів — менеджери вигорають, а клієнти чекають на фідбек

Минулого місяця ми намагалися синхронізувати дані з рекламних кабінетів Фейсбук та Гугл у єдиний дашборд через Гугл Таблиці. Кожен із десяти аккаунт-менеджерів витрачав по п'ятнадцять годин на тиждень, щоб просто перенести цифри вручну. Ми використовували Ноушн для планування, але дані все одно розліталися, і ми втрачали близько двох тисяч доларів щомісяця на оплату цієї рутини. Це була справжня катастрофа, бо замість стратегії люди займалися копіпастом. Врешті-решт, ми спробували підключити платні конектори, але вони постійно видавали помилки в розрахунках.

Найважче було те, що менеджери почали масово вигорати від одноманітної роботи, а помилки в цифрах призводили до конфліктів із клієнтами. Я відчувала величезну фрустрацію, коли бачила, як талановиті спеціалісти з зарплатою у півтори тисячі доларів займаються механічною роботою. Клієнти були незадоволені затримками, і ми ледь не втратили два великих контракти через неправильно вказаний бюджет у звіті. Постійний стрес у команді створював напружену атмосферу в офісі щопонеділка. Це гальмувало масштабування всієї компанії, бо ми не могли брати нові проєкти.

Системна проблема полягала в повній відсутності автоматизації та застарілому підході до обробки великих масивів даних. Наші процеси були налаштовані під агентство з десяти людей, а коли нас стало сімдесят, стара модель просто зламалася. Ми не мали штатного розробника, який міг би написати скрипти для автоматичного збору метрик. Інструменти, якими ми користувалися, не мали прямої інтеграції між собою без сторонніх сервісів. Відсутність єдиного стандарту призводила до того, що кожен менеджер робив звіт на свій лад.

Тимчасовим рішенням став найм додаткового асистента на зарплату у вісімсот доларів, який мав лише зводити таблиці. Також ми придбали підписку на ЧатДіПіТі Плюс для кожного тімліда, щоб вони намагалися через нього генерувати формули для таблиць. Це коштувало нам ще двісті доларів на місяць додатково до основних витрат. Частково це допомогло розвантажити менеджерів, але не прибрало людський фактор повністю. Ми все одно залежали від однієї людини, яка могла захворіти або звільнитися в будь-який момент. Це було латання дірок, а не повноцінна трансформація.

Це рішення виявилося занадто дорогим і зовсім не масштабованим для агентства нашого розміру. Ми просто додали ще одну ланку в ланцюжок, що лише збільшило бюрократію всередині команди. Витрати на асистента та софт зросли, але швидкість отримання фінальних звітів майже не змінилася. Будь-яка зміна в алгоритмах рекламних мереж вимагала ручного переналаштування всіх процесів знову. Ми зрозуміли, що платимо за процеси, які не створюють додаткової вартості для клієнта. Це рішення не давало нам впевненості у завтрашньому дні.