120 годин на місяць на ручне заповнення карток пацієнтів — лікарі вигорають, а пацієнти чекають годинами

Останнього разу ми намагалися систематизувати хаос із виписками через Google Sheets та Notion, але це стало кошмаром. Наші адміністратори витрачали по 4 години щодня на перенесення даних з паперових форм у цифрову базу, що коштувало нам близько 45 000 гривень на місяць лише на зарплати за рутину. Ми навіть пробували підключити ChatGPT для базового сортування скарг, але без налаштованої логіки це працювало криво. У результаті ми втрачали час, а черги під кабінетами кардіологів тільки зростали. Кожен збій у графіку через людський фактор обходився нам у втрату мінімум 3-4 пацієнтів на тиждень.

Найскладнішим було те, що лікарі-онкологи замість лікування займалися бюрократією, що викликало в них страшну фрустрацію та втому. Я бачила, як професіонали з 20-річним досвідом ледь не плачуть над ноутбуками, бо система постійно «злітала». Це демотивувало команду, і ми отримали дві заяви на звільнення за один місяць. Для бізнесу це означало прямі збитки, бо пошук та адаптація нового вузького спеціаліста коштує нам понад 2000 доларів. Ми відчували безсилля, бо старі методи просто перестали працювати на нашому масштабі.

Системна причина полягає у відсутності єдиного автоматизованого містка між медичною системою та внутрішньою аналітикою. Ми використовуємо застаріле програмне забезпечення, яке не інтегрується з сучасними месенджерами чи сервісами автоматизації. Нашим 35 працівникам доводилося виконувати роль «живих перехідників», вручну копіюючи дані з однієї вкладки в іншу. У нас просто не було архітектора процесів, який міг би налаштувати автоматизацію, а наймати окремого програміста в штат — це занадто дорого для клініки середнього розміру. Кожен процес тримався на чесному слові та особистій відповідальності, що не є масштабованою моделлю.

Ми пішли шляхом найменшого опору та найняли додаткового операційного асистента на фрілансі за 18 000 гривень на місяць. Також ми купили розширену підписку на Trello та Zapier, намагаючись зв'язати хоча б частину заявок з сайту. Загалом ці милиці обійшлися нам приблизно у 800 доларів одноразово на налаштування та щомісячні додаткові витрати на персонал. Це трохи розвантажило лікарів, але не прибрало корінь проблеми. Ми просто «закидали грошима» дірку в процесах, замість того щоб змінити саму систему роботи з даними.

Це рішення виявилося абсолютно немасштабованим, тому що зі збільшенням кількості пацієнтів нам доводиться наймати ще більше асистентів. Ми створили додаткову ланку передачі інформації, що лише збільшило кількість помилок у медичних картах. Якщо асистент хворіє або йде у відпустку, уся операційна діяльність знову паралізується. Це дороге задоволення, яке не дає нам стратегічної переваги, а лише підтримує життєздатність клініки на мінімальному рівні. Ми розуміємо, що це шлях в нікуди, і нам потрібна повна автоматизація на базі штучного інтелекту.