Як операційний менеджер клініки на 35 людей втрачає 45 000 гривень щомісяця через хаос у записах

Минулого місяця ми намагалися вручну звести звіти з 3 різних кабінетів вузькопрофільних обстежень у Дніпрі. Через помилку в Excel ми закупили на 20% більше реагентів, ніж було потрібно, витративши зайві 18 000 гривень. Адміністратори витратили понад 40 годин чистого часу на ручне виправлення накладок у розкладі лікарів. Це призвело до того, що 5 пацієнтів чекали в черзі понад 30 хвилин, що неприпустимо для нашого рівня. В результаті ми втратили потенційний дохід від повторних візитів на суму близько 12 000 гривень за тиждень.

Найскладніше — це людський фактор при роботі з великим обсягом даних у різних системах. Кожен лікар має свій специфічний графік, а вузькопрофільні обстеження потребують підготовки кабінетів, яка не враховувалася автоматично. Коли адміністратор бачить перед собою таблицю на 35 рядків, він неминуче припускається помилок у часі прийому. Також важко відстежувати залишки на складі в реальному часі, коли дані вносяться постфактум. Це створює постійне напруження в команді та конфлікти між персоналом.

Проблема в тому, що наша поточна медична інформаційна система не має гнучкого модуля для операційного менеджменту. Вона добре підходить для карток пацієнтів, але абсолютно не пристосована для динамічного керування ресурсами клініки. Нам доводиться використовувати милиці у вигляді Google Таблиць, які не синхронізуються між собою автоматично. Відсутність єдиного вікна моніторингу робить неможливим швидке прийняття рішень керівником. Це вимагає моєї постійної присутності на місці для ручного контролю кожного кроку.

Ми вирішили найняти додаткового асистента для координації графіків та ведення складського обліку, що обійшлося нам у 15 000 гривень зарплати на місяць. Також ми придбали платну підписку на розширений сервіс аналітики за 4 200 гривень, щоб хоч якось бачити загальну картину. Витратили близько 10 годин на навчання всього персоналу новим правилам заповнення звітів. Загалом, прямі витрати на спробу вирішення проблеми склали понад 20 000 гривень за перший місяць. Проте це лише замаскувало симптоми, не вилікувавши причину хаосу.

Це рішення виявилося неефективним, оскільки воно лише збільшило фонд оплати праці без реального покращення процесів. Новий асистент так само припускається помилок, бо інструменти залишилися застарілими та незручними. Я все одно витрачаю по 2 години щодня на перевірку його роботи та виправлення дрібних багів у звітах. Швидкість обробки запитів пацієнтів не зросла, а витрати на адміністрування клініки лише збільшилися. Ми фактично платимо за те, щоб підтримувати неефективну систему на плаву, замість того, щоб автоматизувати її.