120 годин на звірку платежів щомісяця — Петро втрачає 45000 гривень через рутину та помилки

Минулого тижня я знову витратив три повні робочі дні, щоб звести баланс по замовленнях за попередній місяць. Використовував Google Sheets та виписки з Приват24, намагаючись вручну співставити понад 1200 транзакцій з номерами ТТН. Через великий оборот у 180000 доларів будь-яка помилка в одну цифру призводить до того, що підсумкова сума не сходиться на тисячі гривень. Це справжній хаос, бо дані з Пром та нашого сайту часто дублюються або відображаються з затримкою.

Найбільше дратує те, що я відчуваю себе не фінансовим менеджером, а друкарською машинкою. Коли після десяти годин роботи я бачу розбіжність у 500 гривень, яку не можу знайти, хочеться просто все кинути. Це викликає постійну втому та роздратування, бо через таку рутину я не встигаю займатися стратегічним плануванням бюджету. Компанія втрачає гроші, бо ми вчасно не бачимо касових розривів.

Системна проблема в тому, що наші внутрішні процеси не встигають за ростом продажів у магазині «Світ Світла». Ми досі використовуємо застарілу модель ручного перенесення даних, бо стандартна інтеграція платформ працює криво. У нас немає єдиного вікна, де б автоматично підтягувалися статуси оплат та доставки. Команда з 35 людей генерує такий обсяг інформації, який фізично неможливо якісно обробити в Excel без помилок.

Ми намагалися найняти додаткового помічника бухгалтера на зарплату 18000 гривень, щоб він просто звіряв таблиці. Також я купував платні шаблони для Google Sheets за 150 доларів, але вони постійно «злітали» при великому обсязі даних. Навіть пробував підключати ChatGPT для написання скриптів обробки тексту, але без повноцінної автоматизації це лише часткове рішення. В результаті ми все одно витрачаємо купу часу на перевірку за цим помічником.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з ростом кількості замовлень нам доведеться наймати ще більше людей. Додатковий працівник — це податки, робоче місце та людський фактор, який нікуди не зникає. Тимчасові скрипти в Excel постійно ламаються, коли Пром змінює формат вивантаження файлів. Ми витрачаємо близько 1100 доларів на місяць на підтримку цього неефективного процесу, замість того щоб впровадити один надійний інструмент.