45 годин на місяць на ручне написання вакансій та фідбеків — рекрутери SoftPrime вигорають від рутини

Минулого місяця нам потрібно було терміново закрити п'ять вакансій рівня Сеньйор для нового проекту з Каліфорнії. Я особисто провела близько 40 скрінінгів, використовуючи LinkedIn Recruiter та Notion для ведення бази кандидатів. Ми також залучали ChatGPT для генерації персоналізованих оферов, але все одно витратили понад 2500 доларів на платне просування вакансій. Наприкінці місяця я відчувала повне виснаження, оскільки доводилося вручну перевіряти сотні резюме в Google Таблицях. Весь процес зайняв три тижні інтенсивної роботи всієї нашої команди з трьох рекрутерів.

Найбільш виснажливим було постійне перемикання між різними часовими поясами та нескінченна переписка з кандидатами, які не відповідають вимогам. Я відчувала справжню фрустрацію, коли після десяти годин роботи розуміла, що ми так і не знайшли того самого кандидата. Це демотивує команду, бо люди перетворюються на роботів, які просто копіюють і вставляють текст. Бізнес втрачає гроші, бо кожен день простою вакансії коштує нам близько 200 доларів недоотриманого прибутку. Втома накопичується, і якість спілкування з потенційними співробітниками помітно падає.

Основна системна проблема полягає у відсутності єдиної автоматизованої системи оцінки технічних навичок на ранньому етапі. Наші процеси застаріли, ми досі багато речей робимо руками, як у кам'яному віці. Нам катастрофічно бракує інструментів, які могли б автоматично фільтрувати нерелевантних кандидатів за специфічними стеками технологій. У нас в SoftPrime працює 120 людей, але відділ найму працює так само, як коли нас було двадцять. Це створює вузьке місце, де людський фактор стає головною перепоною для швидкого масштабування бізнесу.

Щоб хоч якось врятувати ситуацію, ми найняли фрілансера-сорсера на допомогу за 800 доларів на місяць. Також я придбала розширену підписку на сервіс автоматизації розсилок у LinkedIn за 150 доларів. Ми почали активніше використовувати готові шаблони в Trello, щоб хоч трохи структурувати хаос із відгуками. Окрім цього, ми витратили близько 300 доларів на додаткові платні дошки оголошень у Європі. Загалом це рішення обійшлося компанії у понад 1200 доларів додаткових витрат лише за один місяць. Це допомогло закрити гарячі позиції, але не вирішило проблему глобально.

Це рішення — лише пластир на глибоку рану, воно абсолютно не масштабується. Фрілансер потребує постійного контролю та додаткового часу на онбординг, що знову ж таки відволікає мене від стратегічних завдань HR Business Partner. Витрати на сорсинг зростають, а ефективність залишається на тому ж рівні, бо ми не прибрали рутину. Шаблони швидко приїдаються кандидатам, і вони перестають на них реагувати, бо відчувають відсутність індивідуального підходу. Це дуже дороге і тимчасове рішення, яке не дає нам ніякої конкурентної переваги на ринку праці в довгостроковій перспективі.