150 годин на оцінку проєктів щомісяця — CEO витрачає вихідні замість розвитку бізнесу

Минулого місяця ми готували пропозиції для трьох банків, і я витратив на це майже два тижні. Я особисто збирав дані від лідів у Notion та зводив усе в Excel, щоб вирахувати маржинальність. Ми використовуємо ChatGPT для генерації структури документа, але фінальні цифри доводиться перевіряти вручну. Це коштувало мені близько 2500 доларів лише мого власного часу як керівника. В результаті ми запізнилися з подачею однієї заявки на три дні.

Найбільше дратує те, що я перетворився на дорогого секретаря, який копіює дані з одного вікна в інше. Коли команда з 18 людей завантажена, кожен розробник оцінює задачі по-різному, і мені доводиться все приводити до єдиного стандарту. Я відчуваю величезну втому, бо замість стратегічних переговорів сиджу над таблицями до другої ночі. Це гальмує ріст компанії, бо я не встигаю шукати нових партнерів.

Проблема системна, бо у нас немає автоматизованого зв'язку між технічною оцінкою та фінансовим відділом. Кожен технічний лід веде свої записи у Trello або просто в нотатках, і ці дані ніяк не синхронізуються. У нас застарілий процес передачі інформації, який тримається виключно на моїй пам'яті та ручному контролі. Відсутність єдиної системи робить кожен новий пресейл справжнім хаосом для всієї команди.

Я намагався делегувати це окремому менеджеру та найняв помічника на фрілансі за 800 доларів на місяць. Ми спробували налаштувати складні формули в Google Sheets, щоб автоматично підтягувати рейтів розробників. Також підключили платну версію ChatGPT для аналізу технічних специфікацій. Це трохи допомогло, але все одно вимагало мого постійного нагляду та перевірок. Загалом на ці спроби налаштування ми витратили близько 1200 доларів за пів року.

Це рішення виявилося лише «пластиром» на відкриту рану, бо воно не масштабується. Фрілансер не розуміє специфіки фінтеху, тому помиляється в деталях, які критичні для банків. Таблиці часто ламаються, коли ми додаємо нові змінні або змінюємо податкові умови. Я все одно витрачаю по 5-7 годин на тиждень, щоб виправляти помилки за іншими. Це дорого, ненадійно і не дає мені можливості повністю вийти з операційки.