15 годин на підготовку комерційних пропозицій щотижня — це 2400 доларів чистого збитку через рутину

Минулого місяця ми закривали три великі запити на фінтех-проєкти, і я особисто провів у Google Sheets та Notion близько 15 годин. Мені доводилося вручну витягувати рейтів кожного розробника, рахувати ризики та описувати технічний стек для клієнтів. Використовував ChatGPT для редагування англійської, але структуру все одно збирав сам. Це коштувало компанії приблизно 2400 доларів, якщо рахувати вартість моєї години як CEO. Процес затягнувся на тиждень, бо я постійно відволікався на поточні операційні задачі команди.

Найбільше бісить те, що кожен раз ми починаємо майже з нуля, хоча проєкти часто типові. Я відчуваю величезну втому та роздратування, коли замість стратегії розвитку компанії сиджу і копіюю рядки в таблицях. Це справжнє пляшкове горло: поки я не погоджу цифри, сейлз-менеджер не може надіслати оффер клієнту. Через мою завантаженість ми втратили одного замовника з Британії, бо вони не дочекалися відповіді вчасно. Це демотивує всю команду, бо ми виглядаємо неповороткими в очах західних партнерів.

Проблема системна — у нас немає єдиної бази знань з актуальними цінами та автоматизованого конструктора пропозицій. Наші процеси в Trello фіксують лише статус задачі, але не допомагають її виконувати швидше. Команда виросла до 35 людей, і старі методи «на колінці» вже не працюють, а нових інструментів ми не впровадили. Бракує людини, яка б відповідала суто за автоматизацію пресейлу, тому все замикається на мені. Ми використовуємо сучасні технології для клієнтів, але всередині компанії шевці без чобіт.

Тимчасово вирішив проблему тим, що найняв парт-тайм асистента за 800 доларів на місяць, щоб він збирав чернетки. Він копіює дані з минулих проєктів у Word-документи, а я потім ще 3-4 години витрачаю на перевірку та фінальні правки. Також купили платну підписку на розширений сервіс для створення презентацій, що обходиться ще у 50 доларів щомісяця. Це трохи зняло з мене навантаження, але якість пропозицій все одно залежить від людського фактору. Фактично, я просто купив трохи свого часу за додаткові гроші компанії.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо асистент не розуміє технічних нюансів логістики чи фінтеху. Я все одно залишаюся головним експертом, який має валідувати кожне слово, інакше ми підпишемося на збитковий контракт. Витрати на помічника зростають, а швидкість підготовки зросла лише на 20 відсотків, що є мізерним результатом. Це «пластир» на відкриту рану, який не вирішує проблему відсутності інтелектуальної автоматизації. Якщо завтра прийде десять запитів одночасно, ми знову потонемо в рутині та помилках.