45 годин на місяць лише на звіти для клієнтів — операційний менеджер СофтЕксперт Україна втрачає терпіння

Минулого місяця я витратила майже три повних робочих дні, щоб звести дані з Jira та Notion у фінальну таблицю для замовника. Використовувала звичайні Google Sheets та формули, щоб порахувати ефективність кожного з 70 розробників. Це коштувало компанії приблизно 1200 доларів мого робочого часу лише на одну таку операцію. Клієнти з медичної сфери вимагають ідеальної точності, тому кожну цифру доводилося перевіряти вручну по три рази. Наприкінці кварталу цей процес перетворюється на справжнє пекло з нічними змінами.

Найбільше дратує людський фактор, бо розробники часто забувають логати час або роблять це некоректно. Я відчуваю неймовірну фрустрацію, коли бачу помилки в останній момент перед відправкою звіту. Це б'є по репутації компанії, адже в медичному софті довіра — це все. Через цю рутину я не встигаю займатися стратегічним плануванням та покращенням внутрішніх процесів. Втома накопичується, і я просто вигораю від нескінченних копіпастів між вкладками браузера.

Система збору даних у нас застаріла і не має єдиного містка між таск-менеджером та фінансовим відділом. У нас немає виділеного аналітика, тому вся ця операційна робота падає на мої плечі. Інструменти, які ми використовуємо, не синхронізуються автоматично, що створює інформаційний хаос. Процеси прописані на папері, але в реальності кожен відділ веде облік по-своєму. Це системна проблема відсутності автоматизації, яка масштабується разом із ростом команди.

Ми спробували найняти помічника на фрілансі за 800 доларів на місяць, щоб він просто переносив дані. Також я купила платну підписку на ChatGPT Plus за 20 доларів, намагаючись через скрипти автоматизувати частину обробки тексту. Це трохи розвантажило мене, але додало роботи з перевірки вже за фрілансером. Загалом витрати зросли, а проблема з корінням так і не була вирвана. Витратили купу часу на введення нової людини в курс справ, що теж коштує грошей.

Фрілансер — це тимчасова латка, він не розуміє специфіку медичних стандартів безпеки даних. Рішення неможливо масштабувати, бо коли ми виростемо до 100 людей, мені знадобиться вже два таких помічника. ChatGPT допомагає зі скриптами, але без повної інтеграції в наші системи це все одно ручна робота. Я відчуваю, що ми просто витрачаємо гроші на підтримку старого велосипеда замість того, щоб побудувати ракету. Нам потрібна системна зміна підходу до обробки даних за допомогою штучного інтелекту.