Як CEO логістичної компанії з 45 вантажівками втрачає 320 000 гривень щомісяця через ручне планування маршрутів

Минулого місяця ми помітили, що витрати на пальне зросли на 18%, хоча кількість замовлень залишилася незмінною. Я особисто зібрала логістів, щоб переглянути маршрутні листи для всіх 45 машин, які обслуговують рітейл. Виявилося, що через затори та неправильну черговість точок вивантаження, холостий пробіг склав понад 4500 кілометрів за тиждень. Ми намагалися вручну переписати графіки виїздів, щоб встигати у вікна доставки супермаркетів. Це зайняло у команди управління близько 40 робочих годин за один тиждень.

Найскладніше — це величезна кількість змінних, які потрібно врахувати одночасно для 70 співробітників та клієнтів. Кожен магазин має свій тайм-слот для приймання товару, а водії мають дотримуватися режиму праці та відпочинку. Будь-яка затримка на першій точці «валить» весь графік для наступних п'яти клієнтів у маршруті. Ми постійно отримували штрафи від рітейлерів за запізнення, що сильно псувало наші партнерські відносини. Тримати в голові актуальну карту ремонтів доріг та обмежень для 20-тонників майже неможливо.

Проблема в тому, що людський мозок не здатний прорахувати мільйони комбінацій маршрутів у режимі реального часу. Наші логісти використовують Excel та Google Maps, але ці інструменти не синхронізуються з фактичним завантаженням авто. Коли один водій захворів або машина зламалася, перепланування всього дня займає 3-4 години, протягом яких техніка просто стоїть. Ми залежимо від «експертного досвіду» двох диспетчерів, і якщо вони підуть, компанія просто зупиниться. Відсутність єдиної цифрової системи робить процес непрозорим та схильним до помилок.

Ми спробували впровадити базову GPS-систему моніторингу та найняли додаткового аналітика для контролю витрат пального. Це рішення обійшлося нам у 120 000 гривень на етапі впровадження плюс щомісячна абонплата за кожен трекер. Ми також запровадили систему преміювання водіїв за економію дизеля, сподіваючись на їхню свідомість. Аналітик витрачав весь свій час на зведення звітів з різних таблиць, намагаючись знайти розбіжності. Загалом витрати на цей «контроль» склали близько 45 000 гривень на місяць без урахування мого часу.

Це рішення було лише «пластиром» на відкритій рані, бо воно констатувало факти, але не запобігало проблемам. GPS показував, де машина була, але не казав, де їй краще бути зараз, щоб зекономити кошти. Водії почали маніпулювати датчиками, а аналітик просто тонув у цифрах, не встигаючи давати прогнози. Ми все одно платили за зайві кілометри та отримували скарги від рітейлу на затримки. Кількість персоналу зросла, а ефективність логістики залишилася на рівні минулого року.