160 кур'єрів на піку — HR витрачає 45 годин на перевірку анкет вручну замість найму

У жовтні нам терміново знадобилося доукомплектувати штат, бо обсяги замовлень зросли втричі. Я намагався фільтрувати сотні відгуків через Google Sheets та Trello, витрачаючи на це майже весь робочий день. Ми витратили близько 45000 гривень на платні оголошення на Work.ua та OLX, але конверсія була низькою. Використовував ChatGPT для генерації текстів вакансій, проте основна проблема була у швидкості обробки дзвінків. Кожен кандидат потребував мінімум 15 хвилин на первинний скринінг по телефону.

Найбільше дратує те, що 70 відсотків кандидатів не відповідають базовим критеріям: відсутність прав категорії B або незнання міста. Я відчував повне виснаження, коли після 50 дзвінків за день знаходив лише двох адекватних кур'єрів. Це справжня рутина, яка вбиває будь-яку мотивацію до роботи. Через таку повільність ми втрачали водіїв, бо вони знаходили роботу в конкурентів, поки я перевіряв їхні документи. Бізнес втрачав гроші через неможливість вчасно доставити посилки в передмістя.

Системна проблема в тому, що у нас немає автоматизованого фільтра на вході. Весь процес тримається на моїй пам'яті та ручному введенні даних у таблиці, що призводить до помилок. Наша CRM не інтегрована з месенджерами, тому доводиться копіювати номери телефонів вручну. Нас лише двоє рекрутерів на 160 позицій, і ми фізично не встигаємо за темпами плинності кадрів у логістиці. Інструменти застаріли, а кількість вхідних запитів у піковий сезон просто зашкалює.

Ми вирішили найняти тимчасового асистента на фрілансі через Kabanchik, щоб він просто відсіював непридатні анкети. Це коштувало нам близько 18000 гривень за півтора місяця роботи. Також я трохи налаштував Notion для кращої візуалізації воронки найму, але це не зняло навантаження з комунікації. Це було швидке рішення 'залатати дірки', щоб я міг зосередитися на проведенні фінальних співбесід. Фактично, ми просто купили трохи часу іншої людини.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо наступного сезону нам знову доведеться шукати та навчати фрілансера. Гроші витрачаються на людський ресурс, який виконує механічну роботу, замість того, щоб впровадити один раз автоматичний алгоритм. Помилки все одно трапляються, бо людський фактор нікуди не зник. Я розумію, що ми просто спалюємо бюджет компанії на процеси, які могли б робити боти. Кожного разу, коли асистент хворіє, вся система підбору миттєво зупиняється.