120 годин на перевірку тестових завдань вручну — HR вигорає, поки кандидати йдуть до конкурентів

Минулого місяця ми відкрили вакансію на трьох нових менеджерів, і я отримав понад 450 відгуків за тиждень. Мені довелося вручну відсіювати резюме в Гугл Таблицях та надсилати кожному тестове завдання через Телеграм або пошту. Я витратив близько 60 годин робочого часу лише на первинну комунікацію та перевірку базових навичок грамотності. Для обліку кандидатів використовував Ноушн, але заповнював усе самотужки, що коштувало компанії приблизно 25000 гривень моєї зарплати лише за цей етап. Це було неймовірно виснажливо, бо паралельно треба було вести поточні справи вісімнадцяти працівників.

Найскладніше — це одноманітність та швидкість реакції, адже крутих кандидатів розбирають за лічені дні. Я відчував шалену фрустрацію, коли о другій годині ночі дочитував чергове тестове завдання, розуміючи, що воно слабке. Через мою завантаженість ми втратили двох перспективних спеціалістів, бо я відповів їм лише на третій день. Власник незадоволений, бо продажі на маркетплейсі просідають без достатньої кількості рук, а я почуваюся як робот-копіпастер. Це демотивує більше, ніж будь-яка інша рутина в моїй роботі.

Системна проблема в тому, що у нас взагалі немає автоматизації на етапі прескрінінгу. Ми використовуємо прості інструменти типу Трелло для візуалізації воронки, але наповнення картки кожного кандидата — це ручна праця. У малій компанії на 18 людей бюджет на дорогі закордонні системи рекрутингу не виділяють, тому все тримається на моїх зусиллях. Процес побудований так, що я є вузьким місцем: поки я не прочитаю текст, людина не рухається далі. Це застарілий підхід, який не дозволяє нам швидко масштабувати команду під сезонні розпродажі.

Я спробував частково делегувати перевірку тестових завдань нашому старшому менеджеру з продажів, але це виявилося поганою ідеєю. Він витрачав свій дорогий час, який мав йти на закриття угод, на вичитку текстів. Також я почав використовувати безкоштовну версію ЧатДжипіті, щоб генерувати відповіді кандидатам та структурувати їхні дані. Це трохи допомогло, але все одно доводилося копіювати кожен текст туди-сюди вручну. Загалом цей експеримент обійшовся компанії ще в 15000 гривень втраченого часу старшого менеджера.

Це рішення було лише пластирем на відкриту рану, бо воно не прибрало рутину, а просто переклало її на іншу людину. Використання ЧатДжипіті в такому форматі займає забагато часу на перемикання між вкладками браузера. Це абсолютно неможливо масштабувати: якщо завтра нам знадобиться ще 10 людей, я просто звільнюся від навантаження. Ми не створили єдиної системи, де штучний інтелект сам би оцінював відповіді за критеріями та виставляв бали. Зараз ми просто марнуємо гроші на оплату годин, які могли б бути автоматизовані за допомогою розумних алгоритмів.