45 днів на пошук одного стоматолога — як закривати вакансії втричі швидше та економити 45 000 гривень на місяць

Минулого місяця нам терміново знадобилися три стоматологи-хірурги через розширення клініки. Я вручну переглядав профілі на Work.ua та Robota.ua, витративши близько 60 годин на первинний скринінг. Для ведення бази кандидатів ми використовуємо Notion та Google Sheets, де вручну прописуємо кожен етап співбесіди. На платне просування вакансій та послуги зовнішнього рекрутера ми витратили понад 45 000 гривень. Це величезний обсяг роботи, який відволікає мене від стратегічних завдань HR Business Partner.

Найбільше дратує нескінченний потік нерелевантних відгуків, які доводиться фільтрувати самостійно. Я відчуваю повне виснаження, коли після десяти дзвінків розумію, що жоден кандидат не відповідає нашим стандартам SmilePro. Кожна година простою кабінету через відсутність лікаря коштує компанії тисячі доларів недоотриманого прибутку. Це створює колосальний тиск з боку власників, бо клініка працює не на повну потужність. Фрустрація зростає, бо я стаю заручником операційки замість розвитку корпоративної культури.

Проблема системна, адже у нас немає автоматизованого інструменту для оцінки професійних навичок на етапі заявки. Ми досі використовуємо застарілі шаблони описів вакансій, які не залучають топових спеціалістів. Процес комунікації розірваний між месенджерами та таблицями, тому частина кандидатів просто губиться. Нам не вистачає ресурсів для швидкої персоналізації повідомлень, а рекрутер-фрілансер не завжди розуміє специфіку медицини. По суті, ми намагаємося загасити пожежу відром, коли потрібна повноцінна система.

Для пришвидшення процесу я почав частково використовувати ChatGPT для створення більш привабливих текстів вакансій. Також ми найняли додаткового асистента на парт-тайм за 15 000 гривень на місяць, щоб він просто копіював дані з резюме в наші таблиці. Витратили ще близько 12 000 гривень на преміум-доступи до професійних спільнот у Facebook та Telegram. Загалом це рішення обійшлося нам у суттєву суму, не враховуючи мій особистий час. Це дозволило трохи розвантажити мене, але не вирішило проблему якості найму.

Це рішення — звичайний 'пластир' на відкриту рану, воно абсолютно не масштабується. Асистент часто помиляється при перенесенні даних, що призводить до плутанини в контактах лікарів. ChatGPT допомагає з текстами, але не автоматизує воронку і не аналізує досвід кандидатів глибоко. Ми продовжуємо витрачати забагато грошей на ручну працю, яка не дає гарантованого результату. Якщо ми захочемо відкрити п'яту клініку, цей підхід просто розвалиться під навантаженням. Нам потрібен інтелектуальний алгоритм, а не просто більше рук.