Як HR-менеджер школи «ДіджіКрок» скоротила час на адаптацію 8 нових менторів на 40 годин щомісяця

Минулого місяця нам потрібно було терміново вивести 3 нових менторів на курс з графічного дизайну, і я витратила понад 15 годин на ручне пересилання матеріалів. Я особисто проводила 4 зуми по 2 години кожен, щоб пояснити наші стандарти оцінювання робіт студентів. Окрім цього, довелося вручну перевіряти їхні тестові фідбеки для 12 реальних кейсів, щоб переконатися у якості викладання. Весь процес підготовки документів та доступів до нашої LMS зайняв ще близько 10 годин чистого часу. Це відволікало мене від основних HR-завдань та пошуку інших фахівців для команди з 8 людей.

Найскладнішим було забезпечити однакову якість знань у всіх новачків, оскільки інформація подавалася фрагментарно в особистих розмовах. Кожен ментор ставив одні й ті самі запитання про систему мотивації та правила комунікації в месенджерах, що змушувало мене повторювати те саме по колу. Також було важко відстежити, чи дійсно вони вивчили всі 5 основних інструкцій перед виходом до студентів. Відсутність єдиної автоматизованої системи робила процес хаотичним та залежав виключно від моєї присутності. У результаті виникали помилки в оформленні звітів, які доводилося виправляти вночі.

Складність полягала в тому, що наша школа «ДіджіКрок» швидко росте, а мої ресурси як єдиного HR та координатора обмежені. У нас немає структурованої бази знань з інтерактивними тестами, тому перевірка засвоєння матеріалу була суто суб'єктивною. Кожен новий співробітник потребує мінімум 20 годин моєї прямої уваги протягом першого тижня, що створює пляшкове горло в операційних процесах. Відсутність автоматизації призводила до того, що я працювала по 10-12 годин на добу, намагаючись поєднати рекрутинг і навчання. Будь-яка людська помилка в інструкціях коштувала нам негативних відгуків від студентів на початку курсу.

Я спробувала частково автоматизувати процес, придбавши підписку на Notion та сервіс для створення відеоінструкцій Loom за 45 доларів на місяць. Я витратила ще 20 годин на запис відеоуроків та створення чек-листів для самоперевірки нових менторів. Ми також найняли асистента на парт-тайм за 12 000 гривень, щоб він допомагав з технічним налаштуванням доступів. Це трохи розвантажило мій графік, дозволивши делегувати рутинні запитання. Загалом запуск цієї тимчасової системи обійшовся компанії приблизно у 18 000 гривень за перший місяць, враховуючи мій час.

Це рішення виявилося лише «пластиром», бо мені все одно доводилося вручну перевіряти, чи переглянули ментори відео в Loom. Система не давала аналітики щодо прогресу навчання, і мені доводилося писати кожному в Telegram: «Ти вже пройшов цей блок?». Асистент часто помилявся в доступах, що створювало додаткові конфлікти та затримки в старті навчання. Відео швидко ставали неактуальними при оновленні версій софту для дизайну, і їх перегенерація знову займала купу часу. Ми отримали купу розрізнених інструментів, які не були інтегровані між собою в єдину екосистему.