Як CEO логістичної компанії з 28 вантажівками втрачає 150 000 гривень щомісяця через помилки в маршрутизації

Минулого місяця ми зіткнулися з тим, що через хаотичне планування 5 наших машин простояли без діла три дні, а інші намотали 1200 зайвих кілометрів. Я особисто намагалася координувати роботу 35 працівників через Viber та Excel, намагаючись звести докупи потреби рітейл-мереж. Ми витратили понад 40 годин чистого часу на ручне переписування графіків відвантажень. У результаті ми недоотримали прибуток у розмірі 180 000 гривень лише за один тиждень через зрив термінів поставок. Це була критична ситуація, яка ледь не призвела до розірвання контракту з ключовим клієнтом.

Найскладнішим виявилося синхронізувати складські запаси з графіком виїзду машин у реальному часі. Коли на складі затримка, водії просто чекають, спалюючи паливо на обігрів та мій бюджет на зарплати. Потік даних від 35 людей постійно переривався, інформація в таблицях застарівала швидше, ніж ми встигали її опрацювати. Кожен диспетчер бачив лише свою ділянку, і загальної картини завантаження парку не мав ніхто. Це призводило до постійних конфліктів між водіями та складськими працівниками.

Складність полягає в людському факторі та відсутності єдиної цифрової екосистеми для управління логістикою. Наші логісти працюють за звичкою, ігноруючи сучасні методи оптимізації, що створює пляшкове горло в управлінні. Обсяг даних від рітейлерів постійно зростає, і мозок людини вже не здатний прорахувати тисячі комбінацій маршрутів одночасно. Ми намагалися запровадити систему звітності, але вона лише додала паперової роботи, не вирішивши корінь проблеми — відсутність прогнозів. Відчуття постійного «гасіння пожеж» виснажує і мене як керівника, і всю команду.

Ми спробували найняти ще двох додаткових логістів-координаторів, щоб вони вручну перевіряли всі маршрути. Це рішення коштувало нам близько 45 000 гривень на місяць лише на заробітну плату, не враховуючи податки та облаштування робочих місць. Також ми придбали ліцензію на просту GPS-трекінгову систему за 12 000 гривень, щоб бачити хоча б де знаходяться машини. Загалом запуск цієї «ручної» системи з урахуванням бонусів за переробки обійшовся компанії у понад 65 000 гривень. Проте навіть з новими людьми помилки в документах нікуди не зникли.

Це рішення виявилося лише «пластирем» на відкритій рані, бо воно не прибрало хаос, а лише масштабувало його. Нові логісти так само помилялися, а комунікаційне навантаження на мене як директора тільки зросло. Ми збільшили витрати на фонд оплати праці, але ефективність використання палива покращилася лише на 3%. Система GPS показувала проблему, але не давала рішення, як її уникнути в майбутньому. Ми просто стали бачити свої збитки в реальному часі, не маючи інструменту для автоматичної оптимізації процесів.