15 годин на тиждень на ручне планування маршрутів — логіст вигорає, а водії чекають годинами

Минулого місяця ми намагалися систематизувати маршрути через Google Таблиці та спільний чат у Телеграмі. Логіст витрачав щодня по 3-4 години, щоб вручну звести замовлення від 12 різних малих бізнесів у єдиний реєстр. Використовували Notion для бази клієнтів, але дані постійно дублювалися або губилися при передачі водіям. Через помилки в адресах ми втратили близько 15 000 гривень на порожніх пробігах та витратах на пальне. Це був повний безлад, який вимагав мого особистого втручання як власника майже щовечора.

Найбільше дратує людський фактор, коли втомлена людина просто копіює не той номер телефону або плутає райони міста. Я відчувала величезну фрустрацію, бо замість стратегічного розвитку компанії я сиділа з логістом до восьмої вечора. Водії нервували, бо графіки виїздів зміщувалися, а клієнти обривали телефон з питаннями «де мій товар?». Це негативно впливало на репутацію нашого бренду, і ми ледь не втратили ключового замовника з-за затримки.

Системна проблема в тому, що наші інструменти не пов'язані між собою. Ми маємо 8 людей у команді, але кожен працює у своєму окремому файлі або блокноті. Відсутність єдиної автоматизованої системи призводить до того, що інформація застаріває швидше, ніж водій виїжджає зі складу. У нас немає алгоритму, який би враховував затори або пріоритетність вантажу автоматично. Старі методи Excel вже не витримують навантаження при зростанні кількості замовлень.

Я вирішила найняти додаткового асистента на фрілансі, щоб він просто перевіряв дані та вносив їх у систему за 12 000 гривень на місяць. Також ми спробували платну підписку на простий сервіс трекінгу, що обходиться ще у 200 доларів щомісяця. По суті, я просто закидала проблему грошима, сподіваючись, що додаткові руки допоможуть розвантажити основного логіста. Загалом це рішення коштує нам приблизно 500 доларів на місяць разом із моїм часом на контроль.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з появою нового клієнта мені доведеться наймати ще одного асистента. Фрілансер часто помиляється так само, як і штатний працівник, бо процес все одно залишається ручним. Ми платимо гроші за виправлення наслідків, а не за усунення причини неефективності. Це як клеїти пластир на глибоку рану — воно трохи стримує кров, але не лікує проблему в корені. Я розумію, що мені потрібна автоматизація на базі штучного інтелекту, а не просто більше людей.