Як головний бухгалтер логістичної компанії з 8 співробітників заощаджує 40 годин на місяць на консолідації ТТН

Минулого тижня ми закривали звітний період, і мені довелося вручну обробити понад 250 первинних документів від наших водіїв. Кожна ТТН містить до 15 обов'язкових полів, які потрібно безпомилково перенести в 1С та Excel для розрахунку рентабельності рейсів. На цей процес я витратила 3 повні робочі дні, що становить близько 24 годин чистого часу. Оскільки компанія невелика, я поєдную ролі бухгалтера та фінменеджера, тому паралельно доводилося контролювати дебіторську заборгованість. Помилка в одній цифрі в номері акта призвела до затримки оплати від клієнта на суму 45 000 гривень.

Найскладніше — це фізичний обсяг паперової роботи та необхідність постійної концентрації на дрібних деталях. Водії часто привозять документи в жахливому стані: пом'яті, з нечіткими печатками або заповнені від руки нерозбірливим почерком. Мені доводиться витрачати час на те, щоб розібрати цифри, або дзвонити водіям для уточнення деталей по кожному рейсу. Оскільки ми маємо 8 співробітників, кожен документ критично важливий для нарахування заробітної плати та паливних бонусів. Весь цей час я не можу займатися фінансовим плануванням або аналізом витрат компанії.

Проблема в тому, що у нас немає єдиної системи автоматичного розпізнавання тексту, адаптованої під українські форми документів. Кожен клієнт має свої особливості заповнення актів, що унеможливлює використання стандартних шаблонів. Велика кількість рутини виснажує, і під кінець робочого дня увага розсіюється, що критично для фінменеджера. Крім того, логістика — це динамічний бізнес, де дані потрібні «на вчора», а я стаю «пляшковою шийкою» процесу. Відсутність інтеграції між фотографіями документів у Viber та нашою обліковою системою створює подвійну роботу.

Для тимчасового вирішення проблеми ми найняли помічника на фрілансі, який займався виключно передруковуванням даних з фотографій у таблиці. Це коштувало компанії близько 12 000 гривень на місяць, не враховуючи мого часу на перевірку його роботи. Я витрачала ще по 2 години щодня, щоб переконатися, що всі суми та реквізити внесені коректно. Загалом, така схема обходилася нам у понад 18 000 гривень щомісяця з урахуванням податків та моїх людино-годин. Це допомогло розвантажити мене, але не вирішило проблему системно та безпечно для даних.

Це рішення виявилося неефективним через людський фактор та відсутність конфіденційності фінансових даних. Помічник часто помилявся в артикулах товарів, що створювало плутанину в складських залишках наших клієнтів. Кожного разу, коли фрілансер хворів або зникав, увесь обсяг роботи знову падав на мої плечі в самий невідповідний момент. Ми платили гроші за процес, а не за результат, і при цьому ризикували передачею комерційної інформації третій особі. Також швидкість обробки залишалася низькою: від моменту отримання фото документа до його появи в базі проходило до 48 годин.