120 годин щомісяця на ручне зведення звітів — бухгалтер LexFirm тоне в Excel таблицях та актах

Минулого місяця я витратила майже три повні робочі дні, щоб зібрати дані з Google Sheets та персональних чатів у Telegram. Кожен юрист пише звіти по-своєму: хтось у Notion, хтось просто кидає суму в особисті повідомлення. Мені доводиться вручну перевіряти кожну годину, бо помилка навіть у п'ятсот гривень викликає скандал із клієнтом. Ми використовуємо просту таблицю в Excel для підрахунку фінального біллінгу, але це жахливо незручно. Загалом ми оперуємо оборотами близько восьмисот тисяч гривень на місяць, і будь-яка затримка звіту гальмує надходження коштів.

Найбільше мене виснажує те, що я відчуваю себе не бухгалтером, а колектором інформації. Я постійно бігаю за юристами, щоб вони заповнили свої тайм-трекери, а потім отримую купу помилок у цифрах. Це викликає величезну фрустрацію, бо замість стратегічного планування фінансів я просто копіюю дані з одного вікна в інше. Через таку рутину ми затримали виплату бонусів на тиждень, і в команді почалася напруга. Це дуже втомлює емоційно, особливо коли бачиш, як робочі години просто зникають через поганий облік.

Проблема системна, бо у нас немає єдиного стандарту фіксації роботи для сфери послуг. Юристи вважають заповнення звітів другорядною справою, а інструменти, які ми маємо, не пов'язані між собою. Наша система обліку застаріла, вона не підтримує автоматичний імпорт даних з месенджерів чи Notion. Ми намагалися запровадити Trello, але воно не вирішує питання фінансового біллінгу. Нам бракує автоматизованого містка між виконаною роботою та фінальним інвойсом.

Ми вирішили найняти помічника на фрілансі за чотириста доларів на місяць, щоб він просто зводив ці таблиці замість мене. Також я купила преміум-підписку на сервіс для трекінгу часу за вісімдесят доларів, але юристи все одно забувають його вмикати. Крім того, я іноді використовую ChatGPT, щоб він допомагав мені формулювати описи послуг для актів, щоб вони виглядали професійно. Це трохи знімає навантаження, але загальна вартість такого 'костурза' обходиться фірмі досить дорого. Сукупно ми витрачаємо на ці тимчасові рішення понад п'ятсот доларів щомісяця.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим клієнтом кількість хаосу тільки зростає. Помічник теж людина, він так само помиляється в цифрах, коли переносить їх вручну з чатів. Це просто 'латка' на великій дірці, яка не вирішує корінь проблеми — відсутність автоматизації. Ми продовжуємо платити гроші за ручну працю, яку міг би виконувати скрипт або штучний інтелект. Крім того, я все одно витрачаю час на контроль цього помічника, тому моє навантаження майже не зменшилося.