45 годин на звірку оплат вручну щомісяця — бухгалтер ледь не звільнився через постійний хаос

Минулого місяця я витратив цілий тиждень, щоб звести докупи всі виписки з банківських карток та дані з кабінету продавця. Використовував звичайні Таблиці Гугл, куди вручну копіював кожну транзакцію, бо автоматичної синхронізації між Пром та нашим рахунком немає. Довелося перевірити понад 450 замовлень, щоб зрозуміти, куди поділися майже 15000 гривень різниці. Це була пекельна робота з декількома вкладками, де я намагався вирахувати комісію платформи та витрати на логістику Нової Пошти.

Найжахливіше — це людський фактор, бо коли очі замилюються від цифр, починаєш робити помилки в копійках, які потім виростають у величезні дірки в бюджеті. Я відчував справжню лють, коли після десяти годин роботи баланс все одно не сходився на кілька сотень гривень. Через цю рутину я не встигав займатися фінансовим плануванням, і ми запізнилися з оплатою постачальнику взуття. В результаті магазин втратив ходові розміри на піку сезону, що прямо вдарило по продажах.

Системна проблема в тому, що наші процеси застрягли на рівні 2015 року, хоча замовлень стало втричі більше. У нас немає єдиної системи, яка б поєднувала Інстаграм-дірект, Пром та банківські виписки в один потік даних. Менеджери часто забувають вказувати номер ТТН у таблиці, і мені доводиться шукати кожну посилку окремо. Це повна відсутність автоматизації, де бухгалтер стає просто оператором з переписування цифр з одного вікна в інше.

Ми спробували найняти помічника на фрілансі за 12000 гривень на місяць, щоб він просто заповнював ці таблиці замість мене. Також я купив платний шаблон у Ексель за 2500 гривень, який мав би автоматизувати частину розрахунків. На жаль, фрілансер постійно плутав статуси замовлень, і мені все одно доводилося все перевіряти за ним. Витрати зросли, а спокою так і не з'явилося, бо якість даних залишилася низькою.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим замовленням мені потрібно платити помічнику більше годин. Ми просто закидаємо проблему грошима, але не виправляємо саму логіку процесу, яка залишається ручною. До того ж, конфіденційність фінансових даних під загрозою, коли сторонні люди мають доступ до всіх рухів коштів. Це тимчасовий «пластир» на рану, який не вирішує проблему швидкості отримання аналітики для власника.