180 годин на місяць на складання звітів вручну — це виснажує команду та вбиває нашу маржинальність

Минулого місяця ми намагалися структурувати звітність через Notion та Google Sheets, щоб клієнти бачили окупність інвестицій у реальному часі. Мої три тімліди витратили майже 45 годин робочого часу кожен, щоб просто звести дані з рекламних кабінетів та CRM. Ми використовуємо ChatGPT для написання коротких висновків, але це все одно напівручний процес. Загалом цей процес обійшовся агентству приблизно у дві тисячі доларів, якщо рахувати лише вартість годин менеджерів. Це величезний ресурс, який ми просто спалюємо на копіювання цифр замість стратегії.

Найважче — це людський фактор, бо помилка в одній клітинці Excel тягне за собою неправильні дані у всьому звіті. Менеджери відчувають неймовірну втому та роздратування, бо замість креативу вони стають операційними роботами. Клієнти починають нервувати, коли звіти затримуються хоча б на день, а ми постійно перебуваємо у стані авралу. Це створює токсичну атмосферу в команді, де кожен боїться припуститися механічної помилки. Врешті-решт, я як CEO витрачаю свій час на перевірку дрібниць, а не на розвиток бізнесу.

Проблема системна, адже наші поточні інструменти не мають єдиної автоматизованої зв'язки між різними джерелами даних. Ми досі покладаємося на те, що людина має вручну перенести дані з рекламного кабінету до фінальної таблиці. Процеси застаріли, а кількість клієнтів у рітейлі зростає швидше, ніж ми встигаємо наймати нових людей. У нас немає виділеного аналітика, а купувати дорогі закордонні сервіси автоматизації зараз фінансово боляче через високі комісії. Ми застрягли на етапі, коли старі методи вже не працюють, а нові ще не впроваджені.

Ми вирішили найняти фрілансера-розробника, який пообіцяв налаштувати автоматичний імпорт даних через скрипти за шістсот доларів. Він працював два тижні, намагаючись поєднати наші кабінети з Google Sheets, але результат виявився нестабільним. Також ми купили платну підписку на сервіс збору даних за сто двадцять доларів на місяць, щоб хоч трохи пришвидшити процес. Частково це допомогло, але менеджерам все одно доводиться дописувати аналітику та пояснення вручну. Загалом це рішення коштувало нам близько тисячі доларів разом із часом на технічне завдання.

Це рішення виявилося лише тимчасовим пластиром, а не повноцінним лікуванням проблеми. Скрипти фрілансера постійно ламаються, коли рекламні майданчики оновлюють свої протоколи, і нам знову доводиться йому платити. Ми не можемо масштабувати цей підхід на тридцять п'ять співробітників, бо кожен звіт все одно потребує індивідуальної доробки. Це дорого в перспективі, адже ми продовжуємо залежати від зовнішнього підрядника та нестабільних інструментів. Ми досі не маємо єдиного стандарту, який би дозволяв генерувати якісний звіт за п'ять хвилин.