120 годин на місяць на ручне планування ресурсів та звітність для 35 спеціалістів — це шлях до вигорання

Минулого місяця я намагався звести дебіт з кредитом по годинах роботи наших спеціалістів через Google Sheets та Notion. У нас 35 людей, і кожен веде трекінг у своєму форматі, тому на ручну перевірку та виправлення помилок я витратив понад 45 годин робочого часу. Контроль бюджетів проектів на суму близько 800 тисяч гривень перетворився на нічне жахіття через розбіжності в даних. Використання ChatGPT допомогло лише частково структурувати коментарі, але загальна картина все одно залишалася розмитою. У підсумку ми втратили близько 1500 доларів лише на неефективному плануванні часу старших спеціалістів.

Найбільше дратує те, що я відчуваю себе не операційним менеджером, а дорогим секретарем, який переносить цифри з однієї таблиці в іншу. Це постійна фрустрація, бо через людський фактор ми регулярно пропускаємо дедлайни по SEO-звітах для клієнтів. Команда втомлена від постійних уточнень, а я відчуваю провину за те, що не можу дати їм чітку систему. Це б'є по лояльності клієнтів, і ми вже отримали два попередження про розірвання контрактів через затримки у звітності.

Проблема системна: наші інструменти не спілкуються між собою, а процеси залишилися на рівні, коли в команді було 10 людей. Ми використовуємо Trello для завдань, але фінанси та час рахуємо в Excel, що створює інформаційний вакуум. Нам катастрофічно бракує єдиної автоматизованої системи, яка б з'єднувала виконання задач із білінгом. Старі інструменти просто не витримують масштабування агентства до 35 працівників, а наймати окрему людину лише для копіпасту — це занадто дорого і нерозумно.

Тимчасовим рішенням став найм фрілансера-адміністратора на півставки за 600 доларів на місяць, який просто перевіряв тайм-трекінг. Також я витратив близько 20 годин свого часу на написання складних скриптів для Google Sheets, щоб хоч якось автоматизувати витягування даних. Ми придбали платну підписку на розширений сервіс аналітики за 150 доларів, але він все одно вимагає ручного введення половини параметрів. Загалом витрати на це костильне рішення склали близько 1200 доларів за місяць, враховуючи мій час.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим проектом кількість помилок зростає в геометричній прогресії. Фрілансер часто помиляється, а мої скрипти в таблицях ламаються, коли хтось із менеджерів змінює формат назви задачі. Ми витрачаємо шалені гроші на підтримку процесів, які мають працювати автоматично. Це не розвиток бізнесу, а постійне гасіння пожеж, яке не дозволяє нам брати нові великі проекти через страх остаточно завалити операційку.