120 годин на місяць на зведення звітів вручну — команда вигорає, а клієнти чекають тижнями

Минулого місяця ми готували квартальні звіти для п'ятнадцяти великих клієнтів з ритейлу, і це було справжнє пекло. П'ять акаунт-менеджерів витратили понад вісімдесят годин робочого часу, переносячи дані з Фейсбук Адс та Гугл Адс у таблиці Гугл Шітс. Ми використовували Ноушн для структурування висновків, але все одно довелося залучати фрілансера-аналітика, якому заплатили сімсот доларів за терміновість. Загалом цей процес обійшовся компанії приблизно у сорок п'ять тисяч гривень лише за прямими витратами на зарплати. Це величезний ресурс, який просто спалюється на копіпаст замість стратегічного планування.

Найважче — це постійні помилки через людський фактор, коли цифри в кабінеті не сходяться з таблицею. Менеджери були максимально фрустровані, бо замість креативу вони три дні поспіль просто перебивали дані, працюючи до десятої вечора. Клієнти дратувалися, бо звіти затримувалися на чотири дні, що негативно вплинуло на наш показник лояльності. Я відчувала величезну провину перед командою, бо бачила їхні втомлені очі та повну відсутність мотивації. Це деморалізує всю агенцію, коли кваліфіковані фахівці займаються мавпячою роботою.

Системна проблема полягає у відсутності єдиної автоматизованої вітрини даних для різних джерел маркетингу. Наші процеси застрягли на рівні ручного керування, бо ми досі використовуємо застарілі шаблони, які не підтягують дані автоматично. У нас немає штатного розробника, який міг би налаштувати АПІ-інтеграції, а готові сервіси імпорту коштують занадто дорого для нашого обсягу. Команда виросла до тридцяти п'яти людей, але інструменти залишилися тими ж, що були, коли нас було п'ятеро. Це створює пляшкове горло в операційній діяльності, яке не дає нам масштабуватися далі.

Ми спробували частково автоматизувати процес через ЧатДжіпіті, просячи його писати скрипти для таблиць, але це працювало через раз. Також ми найняли додаткового джуніор-менеджера з окладом у шістсот доларів на місяць суто під операційні задачі та звіти. Купили підписку на один закордонний сервіс автоматизації за сто п'ятдесят доларів на місяць, але він не покриває всі наші потреби по українських сервісах. Загалом це рішення коштує нам понад вісімсот доларів щомісяця, не враховуючи час на навчання нової людини. Це виглядає як латання дірок, а не системний підхід.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим клієнтом нам доведеться наймати ще більше людей. Новий менеджер теж робить помилки, а складні скрипти в таблицях постійно ламаються, і ніхто в команді не знає, як їх полагодити без зовнішньої допомоги. Ми витрачаємо гроші на зарплату, але не отримуємо прискорення процесу — звіти все одно готуються довго. Це дорого, ненадійно і створює технічний борг, який накопичується з кожним тижнем. Ми просто викидаємо гроші на вітер, замість того щоб один раз побудувати надійну систему на базі штучного інтелекту.