Як мережа стоматологій на 5 локацій втрачала 120 годин бухгалтера на ручний розрахунок зарплат та складський облік

Минулого місяця я витратила 5 повних робочих днів на звірку актів виконаних робіт між адміністраторами та лікарями у 5 філіях. У нас понад 200 видів послуг та складна система бонусів, де кожен лікар має свій відсоток залежно від категорії. Паралельно потрібно було списати 150 одиниць імплантів Straumann та супутніх матеріалів, які часто губляться в паперових звітах. Я вручну перевіряла кожну картку пацієнта в МІС, щоб цифри в 1С зійшлися хоча б на 95%. Це призвело до затримки виплати бонусів на 3 дні, що викликало невдоволення колективу з 70 осіб.

Найважче — це людський фактор та розсинхронізація даних між клініками. Адміністратори на місцях часто забувають вносити списання розхідників, а лікарі додають процедури в CRM з помилками у вартості. Коли я починаю зводити баланс, виявляється, що по документах матеріалів на 40 000 гривень більше, ніж фактично є на складі. Мені доводиться особисто дзвонити кожному лікарю та з'ясовувати деталі кожної операції з імплантації. Це перетворює мою роботу фінансового менеджера на роботу детектива-контролера.

Проблема в тому, що наша поточна медична інформаційна система не має прямої інтеграції з фінансовим модулем 1С:Підприємство. Дані доводиться вивантажувати в Excel, там їх «чистити», групувати за 70 співробітниками та знову завантажувати в іншу систему. Будь-яка помилка в одній формулі призводить до того, що весь фонд оплати праці рахується некоректно. Оскільки ми працюємо з дорогим сегментом, помилка навіть у 2% нарахувань коштує компанії десятки тисяч гривень щомісяця. Відсутність автоматичного контролю залишків на складах у передмісті робить процес майже некерованим.

Ми спробували найняти додаткового помічника бухгалтера з окладом 22 000 гривень на місяць, щоб він займався виключно первинною документацією та складом. Також ми витратили близько 45 000 гривень на послуги програміста, який намагався написати скрипт для синхронізації бази даних. Це частково зняло з мене рутину, але не вирішило проблему стратегічно, бо помилки все одно залишалися. Загалом за квартал ми витратили понад 110 000 гривень на спроби «залатати дірки» в обліку без впровадження інтелектуальних систем. Помічник все одно припускався механічних помилок, які я потім перевіряла.

Це рішення було лише «пластиром» на відкриту рану, бо воно збільшило фонд оплати праці адмінперсоналу, але не додало прозорості. Помічник так само втомлювався, а скрипти програміста постійно «злітали» після оновлення версії CRM. Я все одно залишалася «вузьким місцем», адже фінальна перевірка та аналітика прибутковості кожної локації займала мій час вечорами. Ми не отримали реального прогнозування закупівель, а просто навчилися швидше фіксувати збитки. Відсутність ШІ-аналітики не давала нам зрозуміти, де саме ми переплачуємо постачальникам через хаос у звітах.