800 описів курсів за місяць замість пів року — як CEO ЕдуПлатформи зупинила хаос та вигорання методистів

Минулого кварталу ми запускали масштабне оновлення програми, і мені довелося залучити десять фрілансерів на додачу до основної команди з сімдесяти людей. Ми намагалися координувати все через Notion та нескінченні таблиці в Google Sheets, витративши на копірайт понад 120 000 гривень за один місяць. Кожен опис доводилося перевіряти вручну, бо ChatGPT без чітких інструкцій видавав суцільну воду. Це був справжній управлінський жах, коли я як CEO замість стратегії переглядала правки в текстах. Врешті ми закрили план, але бюджет тріщав по швах.

Найважчим був людський фактор та тотальна відсутність єдиного стилю в описах курсів. Я бачила, як мої методисти просто вигорають, сидячи над правками до другої ночі, що призвело до звільнення двох ключових співробітників. Фрустрація зашкалювала, бо ми втрачали час, а конкуренти виходили на ринок швидше за нас. Кожна помилка в описі коштувала нам декількох втрачених продажів, бо батьки школярів дуже прискіпливі до деталей. Це відчуття безпорадності, коли гроші витрачаються, а якість залишається посередньою, просто вбивало.

Системна проблема полягала в тому, що наші процеси масштабування абсолютно не встигали за зростанням кількості продуктів. Ми використовували застарілий підхід ручного керування кожним окремим документом без жодної автоматизації. У команді не було людини, яка б відповідала за впровадження штучного інтелекту, тому всі працювали по-старому. Брак чітких алгоритмів генерації контенту змушував нас роздувати штат замість того, щоб оптимізувати існуючі ресурси. Це була класична пастка середнього бізнесу, який виріс із маленького стартапу.

Ми спробували найняти окремого контент-менеджера з вищою зарплатою у 45 000 гривень, щоб він просто контролював цей потік. Також купили платні підписки на декілька сервісів перевірки текстів та базовий план автоматизації в Trello. Це коштувало нам додаткових 2 000 доларів щомісяця, враховуючи всі витрати на софт та нову ставку. Проте це лише додало ще одну ланку в ланцюжку погоджень, не вирішивши корінну проблему швидкості. Ми просто відкупилися від проблеми грошима, не змінивши саму суть роботи з даними.

Це рішення виявилося абсолютно немасштабованим, бо з появою наступних ста курсів нам би знову довелося наймати людей. Витрати зростали пропорційно обсягу роботи, що для EdTech-платформи є шляхом у нікуди. Я зрозуміла, що ми платимо за процеси, які мають виконуватися за секунди, а не за дні. Тимчасова латка на бюджеті не прибрала ризик помилок, а лише трохи зменшила моє особисте навантаження. Нам потрібна була система, яка б працювала автономно, а не черговий дорогий менеджер у штаті.