120 годин на місяць на ручне планування виїздів — команда виснажена, а клієнти чекають годинами

Минулого місяця ми намагалися структурувати графік восьми співробітників через спільні таблиці в Google Sheets та групу у Viber. Я особисто витратила близько 15 годин лише на те, щоб узгодити маршрути між Ірпенем та Борисполем, аби не переплачувати за пальне. Ми використовуємо Notion для бази клієнтів, але він не синхронізується з реальним часом виконання робіт. В результаті ми втратили три замовлення на суму понад 12000 гривень через накладки в розкладі. Це постійний хаос, який я намагаюся контролювати вручну щодня.

Найбільше дратує те, що я, як власник, замість стратегії займаюся диспетчеризацією. Коли майстер запізнюється на об'єкт через затори, мені доводиться вручну пересувати всі наступні записи та обдзвонювати клієнтів. Це викликає величезну втому та відчуття безпорадності, бо бізнес не може рости. Минулого тижня через помилку в адресі бригада поїхала не туди, і ми просто подарували клієнту знижку в 2000 гривень, щоб загладити провину. Я відчуваю, що ми просто гасимо пожежі замість того, щоб працювати.

Системна проблема в тому, що наші інструменти не пов'язані між собою. Дані про замовлення в одному місці, а фактичне розташування людей — в іншому. У нас немає автоматизованого алгоритму, який би враховував логістику та кваліфікацію майстра одночасно. Команда з 8 людей вже занадто велика для ручного керування в Excel, але замала для впровадження дорогих корпоративних систем. Процес тримається на моїй пам'яті, і як тільки я відволікаюся, все починає сипатися.

Я спробувала делегувати це адміністратору, найнявши людину на пів ставки за 15000 гривень на місяць. Також ми спробували використовувати ChatGPT для генерації оптимальних маршрутів, копіюючи туди списки адрес. Це трохи допомогло, але все одно потребувало багато часу на копіювання даних. Загалом на оплату додаткової допомоги та різні дрібні сервіси ми витратили близько 500 доларів за місяць. Це рішення було швидким виходом, щоб я просто не збожеволіла від дзвінків.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо адміністратор теж помиляється і втомлюється. Людський фактор залишається головним ризиком: одна помилка в цифрі — і ми втрачаємо лояльність клієнта. Витрати у 500 доларів щомісяця за часткову допомогу — це занадто дорого в довгостроковій перспективі. ChatGPT допомагає з текстом, але він не бачить актуального стану завантаженості команди в реальному часі. Нам потрібна автономна система, яка працюватиме без постійного нагляду з мого боку.