120 годин на місяць на ручне планування графіків — операційний менеджер вигорає через хаос у таблицях

Минулого місяця я намагався звести графіки в Google Sheets, щоб уникнути накладок на 15 великих об'єктах одночасно. Витратив на це майже три повних робочих дні, постійно переписуючись у Viber з кожним працівником окремо. Використовував Notion для бази клієнтів, але дані доводилося переносити вручну, що призвело до помилки в адресі одного замовлення. У результаті ми втратили клієнта на суму 12 000 гривень через запізнення бригади. Це була повна катастрофа, яка вибила мене з робочого ритму на цілий тиждень.

Найважче — це тримати в голові логістику та індивідуальні побажання 35 людей одночасно. Я відчуваю постійну фрустрацію, бо замість стратегічного розвитку компанії працюю як живий диспетчер. Коли хтось один захворів, уся структура в Excel розсипається як картковий будинок, і я знову сиджу до ночі. Це виснажує емоційно, бо я постійно боюся щось забути або переплутати. Бізнес через це не може масштабуватися, бо я став вузьким місцем.

Системна проблема полягає у відсутності єдиної автоматизованої системи, яка б поєднувала CRM та логістику. Наші інструменти застаріли, а ручне введення даних у таблиці створює величезний простір для людського фактора. У нас просто немає алгоритму, який би автоматично призначав найближчого вільного спеціаліста на об'єкт. Ми намагаємося керувати середнім бізнесом методами малого підприємства, де все тримається на моїй пам'яті. Це неефективно, бо процес не прописаний технічно, а тримається на 'милицях' із месенджерів.

Я спробував частково автоматизувати звіти за допомогою ChatGPT, щоб він структурував повідомлення від клінерів у таблицю. Також ми найняли додаткового асистента на пів ставки за 15 000 гривень на місяць, щоб він просто перевіряв дані. Це рішення обходиться нам приблизно у 600 доларів щомісяця, враховуючи мій час та зарплату помічника. Використовували Trello для контролю задач, але це лише частково зняло навантаження. Повного контролю над ситуацією все одно немає, бо системи не спілкуються між собою.

Це рішення — просто дорогий пластир на відкриту рану, воно абсолютно не масштабується. Асистент так само помиляється, як і я, а ChatGPT без інтеграції в API потребує постійного копіювання тексту. Ми витрачаємо гроші на зарплату людині за роботу, яку мав би робити код за кілька секунд. Крім того, при збільшенні штату до 50 людей нам доведеться наймати ще одного асистента. Це шлях у нікуди, який лише збільшує операційні витрати без покращення якості сервісу.