120 годин на ручне зведення звітів щомісяця — аналітик завалений таблицями замість стратегії

Минулого тижня я знову вручну перевіряла дані з нашої застарілої облікової системи та Excel, щоб знайти, куди зникли 15 стовпниць. Використовувала Google Sheets для порівняння замовлень від мереж із реальними відвантаженнями зі складу. На це пішло три повних робочих дні, а вартість мого часу для компанії за цей період склала приблизно 14 000 гривень. Довелося навіть залучати ChatGPT, щоб він допоміг написати складну формулу для очищення кривих даних з експорту. В результаті ми знайшли помилку в маркуванні, але я повністю випала з інших задач.

Найбільше дратує те, що я відчуваю себе не аналітиком, а оператором копіювання та вставки. Це постійна фрустрація, бо через монотонну роботу я починаю сама допускати механічні помилки, а ціна такої помилки — затримка поставки в мережу магазинів. Керівництво тисне, вимагаючи точних цифр вже на вчора, а я сиджу з червоними очима і намагаюся звести кінці з кінцями. Бізнес втрачає темп, бо ми не можемо швидко планувати закупівлю металу для ніжок стільців через хаос у даних.

Проблема системна, адже на нашому виробництві досі немає єдиного цифрового контуру, і кожен цех веде свої записи по-своєму. Нам катастрофічно не вистачає автоматизованого збору даних з ліній, а купувати дорогу ERP-систему за десятки тисяч доларів власник поки не готовий. До того ж, процеси передачі інформації від комірників до офісу відбуваються через застарілі паперові накладні або Trello, де картки часто губляться. Ми намагаємося залатати дірки в процесах людьми, а не технологіями, що лише створює нові вузькі місця.

Тимчасово ми найняли помічника на фрілансі за 18 000 гривень на місяць, щоб він просто перебивав дані з паперів у таблиці. Я також налаштувала платну підписку на ChatGPT Plus за 20 доларів, щоб хоч трохи автоматизувати написання скриптів для обробки великих масивів даних. Ми витратили на ці милиці вже близько 45 000 гривень за останні два місяці. Це дозволило мені трохи розвантажити голову, але загальна картина на виробництві не змінилася. По суті, ми просто платимо за те, щоб не потонути в операційці остаточно.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з ростом замовлень від мереж кількість паперів лише збільшується. Фрілансер часто помиляється, і мені доводиться перевіряти його роботу, що знову забирає мій дорогоцінний час. Ми витрачаємо гроші на підтримку хаосу замість того, щоб один раз налаштувати систему, яка працюватиме сама. Якщо завтра ми захочемо випускати нову лінійку офісних крісел, уся ця ручна конструкція просто розвалиться. Це неефективно, дорого та демотивує всю команду аналітиків.