120 годин на валютний контроль щомісяця — митниця та звіти з'їдають час фінансового директора

Минулого вівторка я особисто перевіряв 45 пакетів документів для відправки кераміки до Польщі та Німеччини. Ми використовуємо Google Sheets для звірки залишків, але через людський фактор дані з 1С часто не збігаються з реальністю. Витратив на це 14 годин чистого часу, залучивши ще двох бухгалтерів, чия година роботи коштує компанії близько 450 гривень. Використовували ChatGPT для швидкого перекладу специфікацій, але все одно доводилося перевіряти кожну цифру вручну. У підсумку одна помилка в інвойсі коштувала нам 1500 доларів через простій вантажівки на кордоні.

Найбільше дратує те, що я, як фінансовий директор, займаюся операційною рутиною замість стратегічного планування. Фрустрація зашкалює, коли через одну кому в документі зупиняється експорт цілої партії товару на 20 тисяч євро. Команда втомлена, люди роблять помилки від перевтоми, бо обсяги продажів ростуть, а методи обробки даних залишилися на рівні минулого десятиліття. Це створює постійну напругу в офісі та страх перед кожною новою перевіркою або відвантаженням.

Системна проблема в тому, що наші процеси не масштабуються разом із бізнесом. У нас працює 78 людей, але фінансовий відділ завалений паперовою роботою через застарілі інструменти, які не інтегруються між собою. Ми намагалися налаштувати Trello для трекінгу документів, але він не вирішує проблему автоматичного витягування даних. Нестача кваліфікованих кадрів, які розуміють і ЗЕД, і сучасні ІТ-рішення, змушує нас працювати за старими схемами. Це класичне вузьке місце, де людський ресурс стає гальмом для всього виробництва.

Ми вирішили найняти додаткового асистента бухгалтера на півставки суто для перевірки митних паперів, що обходиться нам у 18 000 гривень на місяць. Також купили платну підписку на спеціалізований сервіс для перевірки контрагентів, що коштує ще 12 000 гривень на рік. Частково пробуємо автоматизувати заповнення через макроси в Excel, але вони постійно «злітають» при оновленні версій. Загалом за останні три місяці ми витратили на ці «милиці» понад 70 000 гривень, не враховуючи мій час.

Це рішення — як пластир на відкриту рану, воно не лікує причину. Нова людина теж помиляється, її треба вчити, а при звільненні всі знання йдуть разом із нею. Excel-таблиці стають занадто складними, і ніхто, крім розробника, не може в них розібратися. Це абсолютно не масштабується: якщо ми збільшимо експорт ще на 20 відсотків, мені доведеться наймати ще двох людей. Ми просто спалюємо гроші на зарплати замість того, щоб один раз впровадити інтелектуальну систему.