120 годин на звіти водіїв щомісяця — бухгалтерка витрачає вихідні на ручне введення даних про пальне

Минулого вівторка я знову сиділа до ночі, зводячи дані з двадцяти восьми маршрутних листів у наші таблиці Ексель. Кожен водій скидає фото чеків у Вайбер, а мені треба перевірити курс злотого та євро на день заправки і внести це в систему. На цей процес ми витратили близько сорока годин робочого часу лише за один тиждень. Ми намагалися використовувати Трелло для контролю чеків, але водії постійно забувають щось завантажити. У підсумку я вручну перераховую понад сто тисяч гривень витрат на паливо щотижня, щоб не було касового розриву.

Найбільше мене виснажує людський фактор та нескінченні помилки в цифрах. Коли водій привозить пачку м'ятих чеків з Польщі, половина з яких вицвіла, я відчуваю справжній розпач. Через одну випадкову помилку в комірці Ексель ми минулого місяця переплатили податків на дванадцять тисяч гривень. Це постійна напруга, бо власник вимагає точну фінансову звітність щоп'ятниці, а я фізично не встигаю все перевірити. Моя втома вже перейшла в апатію, бо вихідні проходять за ноутбуком замість відпочинку з сім'єю.

Причина в тому, що ми досі працюємо за застарілою схемою збору даних, яка не розрахована на таку кількість машин. У нас тридцять п'ять людей у команді, але облік ведеться так, ніби нас п'ятеро. Немає автоматичного розпізнавання тексту з фотографій, тому кожна цифра проходить через мої очі та руки. Наші інструменти — це просто розрізнені таблиці, які не синхронізуються між собою автоматично. Ми просто виросли з того формату роботи, який був нормальним три роки тому, і зараз система тріщить по швах.

Ми спробували найняти помічника бухгалтера на пів ставки, щоб він просто вносив дані з чеків у таблиці. Це обходиться компанії приблизно у п'ятнадцять тисяч гривень на місяць плюс податки. Також я почала використовувати ЧатДжипіті, щоб хоч якось структурувати виписки з банківських карток водіїв. Це трохи пришвидшило роботу, але помічник теж помиляється, і мені все одно доводиться все перепровіряти. Реально ми просто витрачаємо гроші на те, щоб закрити дірку в процесі живою людиною.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо якщо ми додамо ще десять фур, нам знадобиться ще один помічник. Я витрачаю свій час на навчання нової людини замість стратегічного фінансового планування. Помічник часто звільняється через монотонність роботи, і ми знову шукаємо когось на Олх. П'ятнадцять тисяч гривень на місяць — це наче небагато, але за рік це вже солідна сума, за яку можна було б купити нормальний софт. Це просто гасіння пожежі замість того, щоб змінити саму систему роботи.