120 годин на ручне планування розпилу деревини щомісяця — власник втрачає нерви та прибуток

Минулого тижня я знову витратив три повні робочі дні, намагаючись звести дані з паперових накладних у Google Sheets. У нас на складі лежить дуб та ясен на суму понад 450 000 гривень, але через помилки в обліку ми часто замовляємо зайве. Я використовую складні формули в таблицях, щоб зрозуміти, скільки бордів нам потрібно на наступне замовлення меблів. Паралельно намагаюся фіксувати кожен етап виробництва в Trello, але майстри часто забувають оновлювати картки. Це призводить до того, що я вручну перераховую кожну ніжку стола наприкінці зміни.

Найжахливіше — це людський фактор та постійні розбіжності в цифрах, які викликають страшенну фрустрацію. Коли я бачу в таблиці одне число, а власник каже, що в цеху порожньо, я відчуваю себе безпорадним. Через ці помилки ми затримали відвантаження трьох комодів, що коштувало нам 15 000 гривень штрафу від замовника. Я відчуваю хронічну втому, бо замість аналітики розвитку я працюю «коректором» чужих помилок. Кожна така затримка — це прямий збиток для нашої репутації на місцевому ринку.

Системна проблема полягає в тому, що у нас вісім людей роблять усе підряд, і немає єдиного цифрового сліду продукції. Наші інструменти застаріли: таблиці Sheets не синхронізуються з реальними залишками в реальному часі. У нас немає автоматизованого збору даних з цеху, тому вся інформація доходить до мене із запізненням у два дні. Процеси побудовані на словах та довірі, а не на жорстких даних. Ми просто не маємо сучасного софту, який би об'єднав склад і виробництво в одну зрозумілу систему.

Щоб хоч якось розвантажити себе, я почав використовувати ChatGPT для написання скриптів автоматизації в Google Sheets. Також ми найняли студента-фрілансера за 8 000 гривень на місяць, щоб він просто вносив дані з папірців у комп'ютер вечорами. Я намагався налаштувати Notion для відстеження статусів, але це вимагало від мене ще більше часу на навчання персоналу. Загалом це рішення обходиться компанії приблизно у 12 000 гривень щомісяця, враховуючи мій час та оплату помічника. Це трохи зняло напругу, але не прибрало корінь проблеми.

Це рішення — звичайний «костур», який не дозволяє нам масштабуватися і виходити за межі регіону. Студент часто помиляється при перенесенні даних, а мої скрипти в таблицях ламаються, коли хтось випадково змінює назву клітинки. Це дуже дорого в довгостроковій перспективі, бо я все одно витрачаю 40% свого часу на перевірку роботи помічника. Ми топчемося на місці, витрачаючи гроші на підтримку хаосу замість того, щоб впровадити один надійний алгоритм. Найменша зміна в асортименті меблів змушує мене переписувати всю логіку вручну.