45 днів на кожне замовлення через хаос у розрахунках — ручне керування вбиває прибуток

Минулого місяця ми намагалися звести докупи кошториси для п'яти великих об'єктів у Google Sheets, але це зайняло цілий тиждень. Я особисто сиділа з технологом до десятої вечора, щоб перевірити кожну позицію по емалі та фурнітурі. Використовували Notion для контролю етапів, але дані постійно губилися між цехом і офісом. Через помилку в розрахунках ми втратили близько 45 000 гривень на одному замовленні, бо неправильно врахували витрати дорогої фарби. Це було справжнє пекло, коли клієнт чекає, а ми не можемо назвати фінальну ціну.

Найважче — це людський фактор та постійна напруга через страх помилитися в цифрах. Я відчувала величезну втому, бо замість стратегічного розвитку компанії займалася перевіркою дрібних рядків у таблицях. Коли менеджер помиляється на один нуль, ми працюємо в мінус, і це викликає фрустрацію у всієї команди. Виробництво зупиняється, бо чекає уточнень, а я розриваюся між дзвінками та закупками. Це висмоктує всю енергію і не дає масштабуватися.

Системна проблема в тому, що у нас немає єдиного алгоритму оцінки нестандартних виробів з масиву. Кожен проєкт унікальний, а наші інструменти — це просто застарілі Excel-файли, які не враховують актуальні ціни на дерево. Весь процес тримається на моїй пам'яті та досвіді технолога, що створює вузьке місце в управлінні. Нам критично бракує автоматизації, яка б підтягувала залишки зі складу та автоматично рахувала вартість робіт. Без системного підходу ми просто гасимо пожежі щодня.

Ми спробували найняти додаткового адміністратора з окладом 25 000 гривень на місяць, щоб він просто вносив дані. Також купили платну підписку на спеціалізований софт для меблевиків, що обійшлося нам у 12 000 гривень за впровадження. Частково почали використовувати ChatGPT для написання описів фасадів для сайту та базових скриптів для клієнтів. Це трохи розвантажило мене, але кардинально ситуацію з прорахунками в цеху не змінило. Витратили купу грошей, а помилки все одно виникають.

Це рішення виявилося тимчасовим пластиром на глибоку рану, бо новий співробітник теж помиляється. Софт виявився занадто складним для нашої маленької команди, і люди просто саботують його використання. Ми продовжуємо платити зарплату людині, яка робить механічну роботу, яку міг би виконувати штучний інтелект за лічені секунди. Це не масштабується: якщо замовлень стане вдвічі більше, мені доведеться наймати ще двох людей. Я розумію, що ми просто спалюємо бюджет на рутину.