15 годин на тиждень лише на розрахунок кошторисів — мій стіл завалений паперами замість нових замовлень

Минулого місяця я власноруч сидів у Google Sheets три вечори поспіль, намагаючись звести залишки дуба та сосни для великого замовлення з Івано-Франківська. Використовував старі таблиці та Notion для звірки з цехом, де працює 18 людей, щоб не замовити зайвого. Витратив на це близько 45 годин робочого часу, а помилка у формулі коштувала нам 12 000 гривень перевитрат на логістику. Навіть пробував ChatGPT, щоб він підказав формули, але без системних даних це було важко. Зрештою, ми просто закупили матеріал «на око», що заморозило частину обігових коштів.

Найскладніше — це постійний страх помилитися у розрахунках, бо ціна на якісну деревину зараз кусається. Я відчуваю неймовірну втому, коли після 10 годин на виробництві мушу перевіряти кожну цифру в екселі, щоб не вийти в мінус. Це справжня фрустрація, адже замість стратегії розвитку «Українських деревинних чуд», я працюю калькулятором. Якщо я помилюся хоча б на 5 відсотків у розрахунку вологості чи об'єму, ми втрачаємо прибуток з цілого гарнітура. Це виснажує і мене, і мого заступника, який теж завалений цією рутиною.

Проблема системна — у нас абсолютно немає автоматизації обміну даними між складом, пилорамою та відділом продажів. Ми досі використовуємо паперові накладні, які потім хтось має внести в таблицю, і на цьому етапі виникає купа помилок. Мої 18 працівників — чудові майстри, але вони ненавидять звіти, тому дані часто застарілі. Нам бракує єдиного інструменту, який би бачив весь ланцюжок виробництва в реальному часі. Старі методи управління вже не тягнуть той обсяг замовлень, який ми маємо зараз.

Я вирішив найняти окремого адміністратора на півставки, щоб він просто вносив дані з папірців у Google Sheets та Trello. Це обходиться мені приблизно у 15 000 гривень щомісяця, плюс мої власні витрати часу на його контроль. Також ми купили платну версію сервісу для обліку, що коштує ще близько 2 500 гривень на місяць. Загалом, це рішення допомагає триматися на плаву, але не знімає з мене обов'язку фінальної перевірки всього вручну. Витрати на такий «милиця-метод» вже перевищили 60 000 гривень за останній квартал.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим замовленням кількість паперової роботи зростає в геометричній прогресії. Нова людина теж помиляється, і мені все одно доводиться витрачати свій час CEO на мікроменеджмент і виправлення багів у таблицях. Це дорого, бо я плачу за процес, а не за результат, і при цьому не маю аналітики для прогнозування. Якщо ми захочемо розширити штат до 30 людей, ця система просто розвалиться. Ми фактично спалюємо гроші на зарплату за роботу, яку мав би робити один налаштований алгоритм.