450 годин на розрахунок кошторисів вручну — менеджери вигорають, а клієнти чекають тижнями

Минулого місяця ми намагалися пришвидшити обробку специфікацій, бо дилери почали скаржитися на затримки. Зараз три менеджери фактично живуть у великих таблицях Google Sheets, куди вручну вносять кожен артикул, фурнітуру та витрати матеріалів. На запуск одного великого об’єкта витрачається до трьох робочих днів, а помилка в одній клітинці коштує нам тисячі гривень збитків. Ми пробували залучити ChatGPT для перевірки відповідності кодів, але без системної інтеграції це все одно вимагає багато ручного копіювання. Загалом цей процес обходиться компанії приблизно у 120 000 гривень щомісяця лише на зарплати цих спеціалістів.

Найбільше бісить людський фактор, який неможливо повністю викорінити. Менеджери втомлюються від монотонності, починають припускатися дитячих помилок, через що ми відвантажуємо не ту фурнітуру в цехи. Це викликає страшну фрустрацію у виробництві, бо робота зупиняється, а терміни зриваються. Я відчуваю постійну напругу, бо мушу сам періодично втручатися в операційку, щоб гасити ці пожежі. Втрата лояльності ключових дилерів через довге очікування — це найгірший наслідок для нашого масштабування.

Системна проблема в тому, що наша база даних у 1С погано синхронізована з інструментами планування. У нас немає єдиного містка між запитом клієнта та виробничим завданням, тому все тримається на «милі» та месенджерах. Процеси застаріли, а кількість замовлень зросла на тридцять відсотків за рік, і ми просто захлинулися в обсягах. Нових людей наймати дорого і довго їх вчити, а старі працівники вже працюють на межі своїх можливостей. Не вистачає автоматизованого фільтра, який би миттєво перетворював текстовий запит у готовий технічний файл.

Ми спробували найняти додаткового помічника на фрілансі за 15 000 гривень на місяць, щоб він просто переносив дані. Також розширили наші таблиці в Excel складними макросами, на розробку яких витратили ще близько 20 000 гривень одноразово. Частково це допомогло, але кардинально ситуація не змінилася, бо дані все одно треба вбивати руками. Використовуємо Notion для контролю статусів, але це лише візуалізація проблеми, а не її автоматичне вирішення. Це рішення виглядає як латання дірок у старому човні, який все одно протікає.

Фрілансер постійно зникає або помиляється ще більше, ніж штатні працівники, бо не знає специфіки меблевого виробництва. Макроси в Excel часто «злітають», коли ми оновлюємо прайси постачальників, і все доводиться переналаштовувати заново. Це рішення абсолютно не масштабується: якщо завтра прийде ще десять дилерів, мені доведеться наймати ще трьох людей. Ми витрачаємо ресурси на підтримку хаосу замість того, щоб один раз впровадити інтелектуальну систему. Вартість підтримки цього неефективного процесу вже перевищує будь-які розумні межі.