15 годин на розрахунок вартості одного дивана — клієнти йдуть до конкурентів через довге очікування

Минулого місяця ми намагалися систематизувати прорахунки через Google Sheets, бо менеджер постійно помилявся в ціні фурнітури. Я особисто витратив близько десяти вечорів, щоб забити всі актуальні ціни на дуб та вільху в таблиці. Використовували стандартні формули, але коли ціна на дерево підскочила на 15 відсотків, усе полетіло. Зараз на кожне нестандартне замовлення йде до двох днів ручної роботи. Це гальмує продажі, бо люди хочуть ціну тут і зараз.

Найбільше бісить те, що я як власник маю перевіряти кожну цифру, замість того щоб думати про розвиток. Менеджер боїться помилитися на велику суму, тому щоразу смикає мене або технолога. Був випадок, коли ми прорахували кухню на 40 000 гривень дешевше, ніж вона коштувала у виробництві. Це просто виснажує, я відчуваю себе заручником власного виробництва. Клієнти нервують, бо чекають на відповідь по три дні.

У нас немає єдиної бази знань, а вся експертиза тримається в голові технолога. Процеси налаштовані хаотично, і старі інструменти на кшталт паперових записів чи базового Excel вже не вивозять. На восьмеро людей у нас немає окремого кошторисника, тому це лягає на плечі тих, хто має продавати. Системна помилка в тому, що ми досі працюємо як у дев'яностих, де кожен розрахунок — це унікальна творчість. Це масштабувати неможливо.

Я намагався найняти фрілансера, щоб він написав нам макроси для розрахунків, заплатив за це 12 000 гривень. Також пробували підключити ChatGPT, щоб він хоча б тексти описів для сайту швидше генерував. Частково це допомогло, але з розрахунками ШІ часто помилявся в арифметиці. У підсумку я просто виділив премію технологу, щоб він вечорами сидів над цифрами. Це обходиться мені в додаткові 8 000 гривень щомісяця, але проблема не зникла.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо якщо технолог захворіє — виробництво стане. Я плачу гроші за те, що людина робить механічну роботу, яку мав би робити софт. Це дорого, бо робочий час профі коштує дорого, а він витрачає його на цифри в таблиці. Ми не можемо взяти більше замовлень, бо просто не встигаємо їх опрацьовувати фізично. Це як латати дірки на старому човні замість того, щоб поставити двигун.