450 годин на розрахунок кошторисів вручну — як помилка в Екселі коштувала нам 280 000 гривень

Минулого місяця ми намагалися систематизувати хаос у розрахунках через Google Sheets, куди три інженери вносили дані паралельно. На це йшло близько 15 годин на один проєкт, а в роботі одночасно перебуває до 30 специфікацій. Ми використовували Trello для контролю етапів, але реальні ціни на метал змінювалися швидше, ніж ми оновлювали таблиці. У результаті нарахували замовлення для елеватора на 1,2 мільйона гривень, не врахувавши здорожчання логістики. Це вимагало щоденних нарад по дві години, щоб просто знайти, де в формулі помилка.

Найважче — це людський фактор та емоційне вигорання провідних спеціалістів, які замість інженерії займаються копіпастом. Коли ми помилилися в розрахунку для великого логістичного центру, я відчув справжню фрустрацію, бо ми спрацювали в нуль. Менеджери з продажу бояться називати ціну клієнту, бо не впевнені в її актуальності. Це створює напружену атмосферу в колективі, де всі шукають винного в збитках. Виробництво простоює, поки ми тижнями погоджуємо одну цифру в кошторисі.

Системна проблема полягає в повній відсутності єдиної бази знань та автоматизації типових розрахунків. У нас сімдесят людей, але вся експертиза тримається в головах двох старших майстрів, які не встигають за темпами ринку. Старі інструменти на кшталт звичайних таблиць не витримують обсягу даних та варіативності цін на сировину. Ми банально не впровадили сучасні алгоритми, тому кожен новий розрахунок — це шлях з нуля. Відсутність інтеграції між відділом закупівель та конструкторами створює інформаційний вакуум.

Я найняв окремого аналітика на аутсорс за 45 000 гривень на місяць, щоб він вручну перевіряв усі формули та зводив звіти. Також ми спробували використовувати ChatGPT для генерації описів технічних завдань, щоб розвантажити інженерів від писанини. Це обійшлося нам ще у 20 доларів за підписку та купу мого часу на пояснення завдань. Додатково виплатили премії в розмірі 60 000 гривень тим, хто затримувався після роботи над кошторисами. Фактично, ми просто закидали пожежу грошима та додатковими робочими годинами.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим замовленням мені потрібно наймати ще більше аналітиків. Витрати на людський ресурс зростають швидше, ніж наш прибуток, а помилки все одно проскакують через втому персоналу. Аналітик на фрілансі не розуміє специфіки металоконструкцій так, як штатні працівники, що створює нові конфлікти. Ми витрачаємо шалені кошти на підтримку неефективної системи, замість того, щоб один раз її автоматизувати. Це як латати дірки в старому кораблі, коли потрібен новий двигун.