Як власниця «КиївМебель» витрачала 45 годин на місяць на закупівлі та втрачала 120 000 гривень через помилки

Минулого місяця ми отримали велике замовлення на меблювання 3 готелів у Буковелі, і я особисто 5 днів звіряла залишки на складі із замовленнями. У нас працює 35 людей, але через відсутність автоматизації ми переплатили постачальникам 85 000 гривень за термінову доставку того, що забули замовити вчасно. Я вручну перевіряла понад 200 позицій у Excel-таблицях, намагаючись звести дебет з кредитом. Це був справжній хаос, бо дані від начальника цеху запізнилися на 48 годин. У результаті ми зірвали графік виробництва на 4 робочі дні.

Найскладнішим було синхронізувати роботу конструкторського відділу та відділу закупівель у режимі реального часу. Коли дизайнер змінює тип кріплення у проекті, закупник дізнається про це лише через тиждень під час наради. Через таку розсинхронізацію на складі накопичується неліквідний товар на суму понад 200 000 гривень. Мені доводиться бути «клеєм» між усіма підрозділами, замість того, щоб займатися стратегією розвитку бренду. Кожна помилка в розрахунках коштує нам репутації перед великими готельними мережами.

Проблема в тому, що всі дані розрізнені: частина в месенджерах, частина в паперових блокнотах майстрів, а частина в голові головного технолога. У виробництві меблів сотні компонентів, і втрата одного гвинта може зупинити конвеєр на добу. Наші 35 працівників звикли працювати «по-старому», і впровадження будь-яких звітів займає вічність. Немає єдиного джерела істини, тому я витрачаю 70% свого часу на мікроменеджмент і пошук винних у затримках. Це виснажує і не дає компанії масштабуватися за межі локального ринку.

Ми спробували найняти додаткового менеджера з логістики з зарплатою 25 000 гривень на місяць, щоб він контролював ланцюжки поставок. Також ми витратили близько 40 000 гривень на базове налаштування CRM-системи, яка мала б автоматизувати склад. Проте людина просто почала дублювати помилки в системі, не розуміючи логіки виробничого циклу. Загалом це рішення обійшлося нам у понад 65 000 гривень лише за перший квартал, не враховуючи мого особистого часу на навчання нового співробітника. Результат був мінімальним, оскільки людський фактор нікуди не зник.

Це рішення не було крутим, бо воно лише роздуло штат і додало бюрократії, але не пришвидшило прийняття рішень. Менеджер все одно приходив до мене за кожним підписом, а CRM-система виявилася занадто складною для персоналу в цеху. Ми продовжували втрачати близько 15% маржі на кожному проекті через неефективне використання залишків. Інвестиції в персонал не окупилися, бо помилки в прогнозуванні попиту залишилися на рівні 20-25%. Я зрозуміла, що нам потрібен не ще один контролер, а алгоритм, який бачить усю картину виробництва.