45 днів на розрахунок одного кошторису — клієнти йдуть до конкурентів через повільність

Минулого місяця ми намагалися обробити замовлення на зерносховище, і це був повний хаос у Google Sheets. Головний інженер витратив 12 робочих днів, щоб звести всі ціни на метал та логістику в один файл. Ми використовуємо звичайні таблиці та чати у Viber для узгодження специфікацій, але дані постійно губляться. В результаті ми помилилися в розрахунках на 45 000 гривень, бо не врахували актуальну вартість доставки. Це типова ситуація, коли власник мусить особисто перевіряти кожну клітинку в Excel, щоб не спрацювати в мінус.

Найжахливіше — це відчуття безпорадності, коли клієнт телефонує кожні три дні, а ти не можеш назвати фінальну ціну. Я відчуваю величезну фрустрацію, бо замість розвитку стратегії я працюю як дорогий калькулятор. Команда виснажена, менеджери з продажу бояться брати нові запити, бо знають, що розрахунок затягнеться на тижні. Ми втратили велике замовлення на ангар, бо конкуренти надіслали пропозицію на наступний день, а ми — через два тижні. Це б'є по репутації МеталПромСервіс сильніше, ніж будь-яка криза.

Системна проблема в тому, що всі знання тримаються в голові одного інженера, а процеси абсолютно не автоматизовані. У нас немає єдиної бази даних, де б ChatGPT або інший сервіс міг миттєво підтягнути актуальні прайси постачальників. Наші інструменти — це застарілі методички та ручне копіювання цифр з одного листа в інший. Коли людей лише вісімнадцять, кожен помилковий крок коштує занадто дорого, а системного підходу до обробки даних просто не існує. Ми застрягли в минулому столітті, поки ринок вимагає швидкості IT-компаній.

Наразі ми просто найняли додаткового помічника економіста з зарплатою 22 000 гривень на місяць, щоб він вручну оновлював ціни. Також я купив платну підписку на ChatGPT за 20 доларів, намагаючись самотужки навчити його хоча б форматувати наші специфікації. Пробували впровадити Trello для контролю етапів, але це лише додало роботи, бо дані все одно треба вносити руками. Загалом це рішення обходиться нам приблизно у 800 доларів щомісяця, якщо рахувати зарплату та мій згаяний час. Це не вирішує корінь проблеми, а лише трохи полегшує симптоми.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим замовленням нам доведеться наймати ще більше людей. Додатковий працівник теж помиляється, втомлюється і може звільнитися в будь-який момент, забравши досвід із собою. ChatGPT без правильних промптів та інтеграції видає занадто загальні відповіді, які не підходять для точного виробництва. Кошториси все одно готуються занадто довго, і я продовжую витрачати по 3 години щодня на перевірку дрібниць. Це як латати дірки на старому кораблі замість того, щоб поставити сучасний двигун.