120 годин на місяць на ручне планування розпилу — власник втрачає 4500 доларів через помилки та людський фактор

Минулого місяця ми намагалися синхронізувати залишки на складі з планом виробництва через спільні таблиці в Google Sheets. Раніше ми просто записували все в блокноти, але при штаті у 70 людей це перетворилося на хаос, тому я змусив технологів вести Excel. На заповнення цих звітів та звірку з базою ми витратили близько 50 годин чистого часу, залучивши трьох провідних спеціалістів. У підсумку ми все одно помилилися в обсягах закупівлі австрійської фурнітури на 80 000 гривень. Це призвело до простою однієї лінії на три дні, що для нас критично.

Найбільше дратує те, що дані постійно розходяться: на папері одне, в таблиці інше, а за фактом на складі — третє. Я відчуваю постійну фрустрацію, бо замість стратегічного розвитку експорту в Польщу, я змушений особисто перевіряти комірки в таблицях. Менеджери втомлені, вони ненавидять ці звіти й часто заповнюють їх абияк, щоб просто відчепилися. Це створює напружену атмосферу в колективі, де кожен шукає винного в помилках. В результаті ми зриваємо терміни відвантаження, і наші польські партнери починають виставляти претензії.

Проблема системна — наші інструменти просто не встигають за масштабами бізнесу. Ми виросли до 70 працівників, але процеси залишилися на рівні маленької майстерні з п'ятьма людьми. Немає єдиного цифрового середовища, де б замовлення автоматично перетворювалося на перелік необхідних матеріалів. Людський фактор тут є вирішальним: хтось забув внести дані, хтось випадково видалив формулу в таблиці. У нас немає виділеного аналітика, а купувати складну ERP-систему за десятки тисяч доларів ми поки не готові через складність впровадження.

Тимчасово ми найняли додаткового адміністратора на зарплату 25 000 гривень, щоб він вручну переносив дані з месенджерів у Notion та Sheets. Також я спробував самостійно використовувати ChatGPT для написання скриптів, які б автоматизували частину розрахунків у таблицях. На консультації з автоматизації я витратив ще близько 400 доларів, щоб хоч якось налагодити обмін даними між відділом продажу та виробництвом. Це трохи зняло навантаження з технологів, але загальна вартість адміністрування цього процесу тепер обходиться нам дуже дорого. Фактично, ми просто «закидаємо» проблему грошима, не змінюючи її суті.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим великим замовленням нам доведеться наймати ще більше людей для «перекладання папірців». Адміністратор теж помиляється, хворіє і потребує контролю, що лише додає мені менеджерської роботи. Скрипти в Excel часто «злітають», коли хтось змінює структуру файлу, і все доводиться лагодити вручну. Ми витрачаємо купу ресурсів на підтримку кривої системи, замість того, щоб один раз автоматизувати все через штучний інтелект. Це нагадує гасіння пожежі дірявим відром — води багато, а толку мало.