Як 1 фінансовий менеджер у юрфірмі з 18 юристами втрачає 45 годин на білінг клієнтів

Минулого місяця я вручну зводила звіти від 15 юристів, які ведуть понад 40 активних справ у сфері корпоративного права. Кожен спеціаліст присилає свій Excel-файл з різними форматами записів витраченого часу. Мені довелося перевірити кожну з 320 позицій, щоб переконатися, що клієнти отримали коректні деталізовані інвойси. На цей процес пішло 3 повних робочих дні, оскільки філії розкидані по країні й комунікація була розірваною. У підсумку ми виставили рахунків на суму близько 850 000 гривень, але з великою затримкою.

Найбільша складність полягає в тому, що корпоративне право вимагає деталізації кожної хвилини, витраченої на аналіз документів або судові засідання. Юристи часто забувають вносити дані вчасно, тому мені доводиться буквально «вибивати» інформацію за минулі тижні. Помилка навіть в одну годину в звіті для великого клієнта може коштувати нам репутації та лояльності. Крім того, податкова звітність для 18 працівників з різними ставками додає навантаження. Весь цей хаос з таблицями змушує мене працювати понаднормово.

Це складно, бо в «Правовому Рішенні» немає єдиної системи тайм-трекінгу, яка б інтегрувалася з бухгалтерським софтом. Я змушена виконувати роль посередника між юридичним відділом та клієнтським банком. Оскільки ми працюємо по всій Україні, часові пояси та різні графіки юристів створюють затримки в отриманні даних. Відсутність автоматизації призводить до того, що 40% мого часу витрачається на механічну копіпасту. Будь-яка людська помилка в цифрах вимагає переробки цілого пакету документів.

Ми спробували найняти помічника бухгалтера на парт-тайм з окладом 12 000 гривень на місяць, щоб він просто зводив таблиці. Це частково зняло з мене навантаження, але не вирішило проблему точності даних. Також ми придбали підписку на просту CRM за $150 на місяць, сподіваючись, що юристи будуть вносити туди дані самостійно. Проте система виявилася надто складною для них, і більшість продовжували надсилати листи в Telegram. У результаті ми витратили близько 25 000 гривень за квартал на рішення, які не спрацювали.

Рішення виявилося неефективним, бо воно не автоматизувало процес, а просто додало ще одну ланку в ланцюжку. Помічник теж робив помилки, які мені доводилося виправляти, що лише подвоїло час на перевірку. CRM не мала автоматичного генератора інвойсів під українське законодавство, тому я все одно робила їх у Word. Юристи сприйняли нове ПЗ як додатковий тягар і ігнорували його. Ми витратили гроші на софт та зарплату, але швидкість отримання оплат від клієнтів не зросла.