45 годин на тиждень на ручне зведення звітів з трьох платформ — аналітик зашивається у таблицях

Минулого тижня я знову намагалася звести дані з нашого сайту, Розеки та Прому в одну таблицю Гугл Шітс. Це справжній жах, бо кожна платформа вивантажує звіти у своєму форматі, і мені доводиться вручну перевіряти артикули по 1200 позиціях електроніки. Використовую Ексель та формули ВПР, але через помилки менеджерів дані постійно розходяться на 15-20 відсотків. На це йде майже три повних робочих дні щотижня, а бізнес втрачає близько 40 000 гривень щомісяця через неактуальні ціни. Ми навіть пробували залучати ЧатДжіпіті для написання скриптів, але вони часто ламаються на великих обсягах.

Найбільше дратує те, що поки я закінчую звіт за минулий тиждень, він уже стає неактуальним для прийняття рішень. Я відчуваю постійну втому та фрустрацію, бо замість реального аналізу ринку я працюю як друкарська машинка, переносячи цифри. Через людський фактор ми регулярно закуповуємо товар, який і так лежить на складі, заморожуючи по 150 000 гривень обігових коштів. Керівництво тисне, вимагаючи точних прогнозів, а я просто не можу їх дати на основі кривих даних. Це виснажує всю команду, бо менеджери з продажу теж не розуміють, на які цифри орієнтуватися.

Системна проблема в тому, що наші інструменти не інтегровані між собою, а процеси залишилися на рівні маленького магазину, хоча нас уже тридцять п'ять людей. Ми використовуємо застарілу систему обліку, яка не має нормального АПІ для зв'язку з маркетплейсами. Нам катастрофічно не вистачає автоматизації, а наймати окремого програміста в штат за дві тисячі доларів компанія поки не готова. Процес передачі інформації між відділом закупівель та контент-менеджерами зламаний, тому кожен веде свій окремий блокнот або таблицю в Ноушн.

Ми спробували найняти фрілансера на Тік-Ток біржах та апворку, щоб він налаштував нам автоматичну вигрузку через сторонній сервіс конектор. Заплатили за це близько 800 доларів одноразово, плюс щомісячна підписка на сервіс коштує 150 доларів. Спочатку це здавалося виходом, і ми навіть змогли трохи швидше бачити залишки. Але будь-яка зміна в інтерфейсі Розеки ламає всю систему, і нам знову доводиться чекати фрілансера тижнями. Це рішення лише частково зняло навантаження, але не прибрало хаос у даних.

Це рішення було як пластир на відкриту рану — воно не лікує причину. Ми стали залежними від однієї людини ззовні, яка не знає специфіки нашого бізнесу електроніки. Система не масштабується: коли ми додали в асортимент нові категорії товарів, все знову полетіло шкереберть. Витрати на підтримку цього 'костуля' зростають, а я все одно витрачаю по 10 годин на тиждень на перевірку за роботою цього скрипта. Ми досі не маємо єдиного вікна правди, де директор міг би побачити чистий прибуток одним кліком.