120 годин на ручне зведення звітів з Prom та сайту — аналітик просто вигорає

Минулого місяця я витратила майже 40 годин лише на те, щоб вручну витягнути дані з кабінету Prom та нашої адмінки сайту в Google Sheets. Використовувала стандартні вивантаження, які постійно «їхали», тому доводилося кожну позицію перевіряти через Notion, де ми ведемо облік виробництва. На це пішло близько 15 000 гривень мого робочого часу, хоча я мала б займатися прогнозуванням попиту. В результаті ми все одно помилилися в залишках на 12 позицій, що призвело до скасувань замовлень. Це була справжня катастрофа для нашого рейтингу на маркетплейсі.

Найбільш виснажливим було постійне відчуття тривоги, що я пропущу рядок або помилюся у формулі Excel. Коли в тебе 35 співробітників чекають на точні цифри для закупівлі фурнітури, а дані не сходяться — це величезний стрес. Я відчувала повну фрустрацію, бо замість інтелектуальної роботи працювала як друкарська машинка. Менеджери з продажів сердилися, бо через мої затримки вони не бачили актуальних бонусів. Це демотивує всю команду і створює напружену атмосферу в офісі.

Системна проблема в тому, що наші інструменти взагалі не спілкуються між собою, а бюджету на дорогу ERP-систему поки немає. У нас немає єдиного вікна правди, тому дані розпорошені між Trello для цеху та декількома таблицями. Процес побудований на «ми милицях», де кожна зміна статусу замовлення потребує ручного оновлення в трьох місцях. Ми намагалися знайти розробника для інтеграції, але нам виставили космічний рахунок, який власник не погодив. Брак автоматизації просто з’їдає наш прибуток через людський фактор.

Ми спробували найняти помічника аналітика на парт-тайм за 12 000 гривень на місяць, щоб він просто копіював дані. Також я почала використовувати ChatGPT для написання складних скриптів для таблиць, щоб хоч трохи пришвидшити обробку масивів. Це допомогло скоротити мій час на рутину на 20%, але все одно вимагало постійного контролю. Загалом витрати на такий «костур» склали близько 18 000 гривень щомісяця, враховуючи підписки та зарплату помічника. Це було швидке рішення, щоб ми просто не зупинилися.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо зі зростанням кількості замовлень нам доведеться наймати ще більше людей. Помічник часто помиляється, і мені доводиться перевіряти його роботу, що знову забирає мій час. ChatGPT допомагає зі скриптами, але без повноцінної AI-системи це все одно напівзаходи. Ми просто гасимо пожежу грошима замість того, щоб побудувати надійний вогнетривкий фундамент. Якщо ми завтра зростемо вдвічі, вся ця паперова конструкція просто розвалиться.