450 годин на місяць для звірки залишків — ручна обробка таблиць випалює аналітиків та гальмує продажі техніки

Минулого місяця ми намагалися звести дані по тисячі позицій електроніки через Google Sheets. Я витратив близько сорока годин робочого часу, щоб вручну перевірити артикули та ціни постачальників. Використовували ChatGPT для написання простих скриптів, але вони постійно видавали помилки через різні формати вхідних файлів. У результаті ми втратили близько тридцяти тисяч гривень через неактуальні ціни на сайті. Це був справжній хаос, де кожна помилка в комірці Excel коштувала нам реальних грошей.

Найважче — це постійна напруга через страх пропустити нуль або переплутати валютний курс. Я відчував неймовірну втому, бо доводилося працювати до пізнього вечора, щоб встигнути оновити прайси до початку робочого дня. Менеджери з продажів були розлючені, бо клієнти замовляли товар, якого вже не було на складі. Це деморалізує команду, коли ти робиш величезний обсяг роботи, а результат все одно містить помилки. Бізнес просто втрачає лояльних покупців через технічну недосконалість.

Системна проблема полягає в тому, що наші поточні інструменти не розраховані на таку кількість джерел даних. Ми використовуємо застарілу версію облікової системи, яка погано інтегрується з маркетплейсами. Процес побудований на 'мистилищах' даних у Notion та Trello, де кожен відділ веде свою статистику. У нас просто немає єдиного автоматизованого вузла, який би обробляв запити без участі людини. Ми намагаємося закрити дірки в системі за допомогою додаткових робочих годин аналітиків, замість того щоб змінити сам підхід.

На певний час ми найняли фрілансера-розробника, щоб він написав конвектор для наших таблиць. Це обійшлося компанії у п'ятнадцять тисяч гривень одноразово плюс постійні доплати за виправлення багів. Також я почав використовувати платну версію ChatGPT для швидкого структурування описів товарів. Проте це все одно вимагає мого постійного контролю та ручного завантаження файлів. Загалом на підтримку цих 'костурів' ми витрачаємо близько двох тисяч доларів щомісяця, враховуючи робочий час і софт.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо при додаванні нових категорій товарів система ламається. Фрілансер не завжди на зв'язку, і коли виникає критична помилка в суботу, ми залишаємося з нею сам на сам. Ми фактично платимо за процес, а не за результат, постійно витрачаючи бюджет на підтримку застарілих алгоритмів. Це дуже дорого в довгостроковій перспективі, адже ми не розвиваємося, а лише намагаємося не потонути. Будь-яка зміна в API Prom.ua знову змушує нас переробляти все з нуля за додаткові кошти.