450 годин на аналіз залишків щомісяця — ручна робота в таблицях вбиває наш прибуток та нерви

Минулого тижня я знову намагався звести дані з Prom.ua та нашого сайту в одну велику Google таблицю, щоб зрозуміти, які позиції треба терміново дозамовити. Це пекельна робота, бо треба вивантажувати звіти вручну, чистити дублікати та перевіряти артикули, що займає мінімум 12 робочих годин щотижня. Використовуємо звичайні Sheets та дещо підтягуємо через Zapier, але постійно виникають помилки в залишках. Ми втратили близько 45 000 гривень минулого місяця тільки через те, що популярні сукні закінчилися, а я вчасно цього не побачив у звітах. Зараз ми платимо окремому фрілансеру 15 000 гривень на місяць просто за підтримку цих таблиць у робочому стані.

Найбільше бісить людський фактор, коли контент-менеджери змінюють назву товару, і вся моя формула в Excel просто

Системна проблема в тому, що наші інструменти не спілкуються між собою, а команда з 22 людей працює розрізнено. У нас немає єдиного вікна правди, тому дані в CRM часто розходяться з реальністю на складі. Ми намагалися впровадити складну ERP-систему, але вона занадто важка для нашого об'єму в 3200 одиниць товару. Процеси побудовані на милицях, де кожна помилка в одну цифру призводить до затоварення складу непотрібним мотлохом на тисячі доларів. Брак автоматизації змушує мене займатися копіпастом замість того, щоб думати над стратегією росту магазину.

Ми спробували найняти ще одного помічника аналітика на зарплату 18 000 гривень, щоб він просто перебивав дані руками. Також я купив платну підписку на ChatGPT Plus за 20 доларів, аби він писав мені скрипти на Python для обробки цих таблиць. Це частково допомогло швидше чистити дані, але проблему актуальності залишків у реальному часі не вирішило. Загалом витрати на цей процес, включаючи мою зарплату та софт, складають близько 1 600 доларів щомісяця. Це занадто дорого для такої простої операційної задачі, яка має бути автоматичною.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим товаром або платформою кількість помилок зростає геометрично. Помічник часто помиляється через втому, а скрипти в ChatGPT доводиться переписувати кожного разу, коли Prom.ua змінює структуру вивантаження. Я відчуваю, що ми просто гасимо пожежу відрами замість того, щоб побудувати нормальний водопровід. Якщо ми виростемо до 5000 товарів, ця система просто розвалиться за один день. Нам потрібна розумна AI-автоматизація, яка буде працювати без вихідних та обідніх перерв.