450 пропущених дзвінків щомісяця через рутину — менеджери «Українського Шопу» тонуть у заповненні карток товарів

Минулого місяця ми намагалися синхронізувати описи для трьохсот нових моделей електроніки між сайтом, Prom та Rozetka. Я і ще два менеджери витратили на це два тижні, копіюючи дані з Google Sheets у кожну адмінпанель вручну. Використовували ChatGPT для рерайту характеристик, але все одно перевірка займала купу часу. Ми підрахували, що за цей період кожен із нас недоотримав близько 15 000 гривень бонусів, бо замість продажів займався копіпастом. Це справжнє пекло, коли замість клієнтів ти бачиш лише нескінченні таблиці.

Найважче — це тримати фокус, коли в тебе паралельно розривається телефон від вхідних дзвінків. Ти заповнюєш технічні параметри смартфона в Excel, а в цей момент втрачаєш гарячого ліда, який хоче купити ноутбук за 50 000 гривень. Це викликає величезну фрустрацію, бо ти відчуваєш себе не фахівцем з продажів, а друкарською машинкою. У результаті ми робимо помилки в цінах, що призводить до скандалів з покупцями та повернень товару. Весь відділ демотивований, бо робота перетворилася на монотонну рутину без можливості заробляти більше.

Системна проблема в тому, що наша CRM не має повноцінної автоматичної інтеграції з усіма майданчиками для генерації контенту. У нас сімдесят людей у компанії, але процеси залишилися на рівні маленького магазину, де все тримається на «ручному управлінні». Ми не маємо окремого відділу контенту, тому навантаження падає на менеджерів з продажів. Інструменти застаріли, а база товарів росте швидше, ніж ми встигаємо її обробляти. Це створює пляшкове горло, яке зупиняє масштабування всього бізнесу.

Ми спробували найняти фрілансера на місяць, щоб він хоча б трохи розгріб завали в описах на маркетплейсах. Заплатили йому близько 800 доларів, але якість роботи була жахливою — автоматичний переклад з помилками та переплутані фото. Також ми купили розширену підписку на сервіс автоматизації вивантажень за 200 доларів на місяць. Загалом це рішення обійшлося компанії в 1 000 доларів, не враховуючи нашого витраченого часу. Це допомогло закрити дірки лише на короткий термін.

Це рішення виявилося лише «пластиром» на відкриту рану, бо воно не масштабується. Фрілансер пішов, і через тиждень знову накопичилася сотня нових позицій, які нікому описувати. Ми продовжуємо платити за сервіси, якими ніхто не вміє користуватися на сто відсотків через складний інтерфейс. Це дорого, бо кожна нова ітерація оновлення асортименту знову вимагає залучення менеджерів або нових витрат на аутсорс. Ми просто спалюємо гроші на процеси, які мали б виконуватися натисканням однієї кнопки.