45 годин на звірку платежів щомісяця — бухгалтер вручну перевіряє тисячі транзакцій через хаос у виписках

Минулого тижня я знову витратив три повні робочі дні, щоб звести докупи оплати через еквайринг і фактичні надходження на рахунок ФОП. У нас близько 1200 замовлень на місяць, і через повернення товарів у Google Sheets виникає повна каша. Я використовую прості таблиці та виписки з Приват24, намагаючись вручну позначити кожну транзакцію, на що йде купа часу. Через ці помилки ми ледь не переплатили податків на 15000 гривень, бо дублювалися суми доходів. Це постійний стрес, адже власник хоче бачити чистий прибуток щотижня, а не раз на місяць.

Найбільше дратує те, що дані з Instagram Shopping часто не збігаються з тим, що приходить на карту, бо клієнти змінюють замовлення в останній момент. Я відчуваю неймовірну втому, коли о другій ночі намагаюся знайти, куди зникли 400 гривень у звіті. Це призводить до того, що ми не можемо вчасно закупити нову партію товару, бо я не впевнений у точній сумі вільного кешу. Вся команда чекає на мої цифри, а я просто завалений рутиною, яка не дає фокусуватися на фінансовому плануванні. Кожна помилка — це потенційний штраф або касовий розрив, який лякає всю компанію.

Системна проблема в тому, що наші інструменти взагалі не спілкуються між собою, і ми досі працюємо як у кам'яному віці. У нас немає автоматичної синхронізації Shopify з обліковою системою, тому все тримається на моїх руках і копіпасті. На 18 людей команди у нас немає окремого аналітика, а я розриваюся між податками, зарплатами та управлінською звітністю. Процес передачі даних від менеджерів з продажів до мене кривий, бо вони заповнюють Trello як заманеться. Це застарілий підхід, який просто не витримує масштабування нашого інтернет-магазину.

Ми намагалися залучити фрілансера-програміста, щоб він написав скрипт для вивантаження даних, і заплатили йому за це близько 12000 гривень. Також я почав використовувати ChatGPT, щоб він допомагав мені писати складні формули для Excel, аби хоч трохи пришвидшити обробку масивів даних. На деякий час ми навіть взяли помічника на пів ставки за 8000 гривень на місяць, щоб він просто вносив цифри. Це трохи розвантажило мене, але помилки все одно залишалися через людський фактор. Загалом ці спроби «залатати дірки» обійшлися нам у солідну суму, але глобально нічого не змінили.

Скрипт від фрілансера зламався після першого ж оновлення API Shopify, а розробник зник і не відповідає на повідомлення. Помічник — це добре, але його теж треба контролювати, навчати і платити зарплату щомісяця, що тільки збільшує наші витрати. ChatGPT допомагає з формулами, але він не бачить всієї картини бізнесу і не може автоматично забрати дані з банку. Це рішення абсолютно не масштабується: якщо завтра кількість замовлень зросте вдвічі, ми просто потонемо в паперах. Нам потрібна системна автоматизація, а не черговий «милиця», яка відпаде через місяць.