120 годин на звірку платежів щомісяця — Микола витрачає 45000 гривень на рутину, яка вбиває розвиток

Минулого тижня я знову сидів над Google Sheets до десятої вечора, намагаючись звести докупи звіти з Пром та виписки з Приват24. Ми маємо близько 400 замовлень на день, і частина оплат через Пром-оплату постійно губиться або відображається невчасно. Витратив на це три повних робочих дні, звіряючи кожне замовлення вручну, щоб знайти помилку на 12000 гривень. Використовую Excel з купою формул, але дані доводиться копіювати руками, що страшенно бісить. Це забирає купу часу, який я міг би витратити на фінансове планування.

Найскладніше — це людський фактор та нескінченна кількість вкладок у браузері. Коли менеджер помиляється в номері ТТН або не вказує комісію маркетплейсу, у мене в таблиці все «пливе». Я відчуваю справжнє виснаження, бо це мавпяча робота, а не фінансовий менеджмент. Через такі затримки ми не можемо вчасно розрахуватися з постачальниками за нові люстри. Це створює напругу в команді та загрожує репутації «Світло Дім».

Системна проблема в тому, що у нас немає прямої синхронізації між банківським API та нашою адмінкою. Наші розробники постійно зайняті фронтендом сайту, тому фінансові інструменти оновлюються за залишковим принципом. Ми досі працюємо за схемою п’ятирічної давності, хоча обсяги продажів зросли втричі. Весь процес тримається на моїй уважності та застарілих макросах, які часто ламаються. Відсутність автоматизації робить нас неповороткими на ринку.

На певний час ми найняли помічника бухгалтера на фрілансі через сервіс Кабанчик, щоб він просто переносив дані. Це коштувало нам приблизно 15000 гривень на місяць за часткову зайнятість. Також я намагався використовувати ChatGPT для написання скриптів на Python, щоб хоч якось автоматизувати парсинг виписок. Це трохи допомогло, але скрипти постійно потребують виправлень, коли банк змінює формат файлу. Загалом, це рішення обійшлося нам у понад 25000 гривень за пару місяців тестування.

Фрілансер — це не вихід, бо він теж помиляється і потребує постійного контролю, що лише додає мені менеджерської роботи. Скрипти від ChatGPT працюють нестабільно, бо я не програміст і не можу їх якісно підтримувати. Це рішення абсолютно не масштабується: якщо завтра ми додамо ще один маркетплейс, система просто завалиться. Ми продовжуємо витрачати гроші на «латки», замість того, щоб побудувати надійний автоматизований фундамент. Це дорого, ненадійно і забирає мій внутрішній ресурс.