Як головний бухгалтер ТОВ «Затишок Дім» з оборотом 1.2 млн грн економить 40 годин на місяць

Минулого місяця ми закривали квартал, і мені довелося вручну звіряти понад 750 транзакцій з виписок Приват24 та Monobank. Кожне замовлення з Prom.ua та Shopify має різні комісії еквайрингу, які потрібно правильно відобразити в обліку для розрахунку чистого прибутку. На цей процес я витратила майже 4 повні робочі дні, постійно перемикаючись між вкладками CRM та банківськими виписками. Обіг у 1.2 млн грн вимагає високої точності, тому кожна помилка в 100 гривень збиває фінансовий результат. Це була справжня рутина, яка виснажує команду з 18 людей і затримує виплату дивідендів власникам.

Найбільша складність полягає в синхронізації статусів оплати між двома різними платформами та банківськими рахунками. Shopify не завжди коректно передає дані про повернення, а на Prom.ua часто виникають розбіжності через використання Пром-оплати. Мені доводилося вручну ідентифікувати платників за прізвищами або номерами замовлень, що є вкрай неефективним при великому обсязі. Також важко відстежувати витрати на логістику Нової Пошти, які списуються окремо від транзакцій клієнтів. Будь-яка неуважність призводить до того, що залишки на рахунках не сходяться з даними в Excel-таблицях.

Проблема в тому, що наші поточні інструменти не мають єдиної точки входу для фінансових даних. Shopify орієнтований на західний ринок, а Prom.ua — на локальний, тому їхні звіти мають абсолютно різні формати вивантаження. Як бухгалтер, я змушена зводити ці дані докупи, використовуючи складні формули VLOOKUP, які часто «злітають» при зміні структури звіту. Команда маркетингу також постійно запитує актуальні цифри по ROI, а я не можу їх надати оперативно через затримки в обробці банківських виписок. Це створює інформаційний вакуум, де рішення приймаються на основі здогадок, а не реальних цифр.

Ми намагалися автоматизувати процес, найнявши фрілансера-розробника для написання скрипта, який би збирав дані в Google Sheets. Це рішення обійшлося нам приблизно у 18,000 гривень за розробку та ще 2,500 гривень щомісячної підтримки. Скрипт працював через API банків та намагався «підтягувати» номери замовлень з коментарів до платежів. Перші два тижні все виглядало непогано, і я навіть почала звільняти вечори від роботи. Проте система виявилася крихкою і часто видавала помилки дублювання транзакцій.

Рішення виявилося катастрофічним, коли Prom.ua оновив свій API, і наш самописний скрипт просто перестав працювати посеред звітного періоду. Розробник був зайнятий на іншому проекті, і ми залишилися без автоматизації на цілий тиждень, що створило величезний хаос у звітності. Більше того, скрипт не враховував часткові повернення товару, тому мені все одно доводилося перевіряти кожну другу позицію вручну. Витрати на підтримку не виправдали себе, оскільки надійність системи була нижчою за 70%. Ми зрозуміли, що нам потрібен не просто скрипт, а повноцінна AI-система, яка вміє розпізнавати призначення платежів самостійно.