45 вакансій за місяць перед сезоном — HR-відділ працює по 12 годин і все одно не встигає

Минулого місяця нам потрібно було терміново вивести 60 нових пакувальників та кур'єрів на склад у Броварах. Я та ще один рекрутер буквально жили в Google Sheets та Trello, намагаючись відсіяти сотні нерелевантних відгуків. Ми витратили близько 18 000 гривень на платні оголошення на Work.ua та Rabota.ua, але обробка анкет забирала весь робочий час. Доводилося вручну телефонувати кожному, щоб поставити базові запитання про графік та досвід. У результаті ми закрили позиції лише на 70 відсотків, а решту добирали поспіхом через знайомих.

Найбільше виснажує рутина та однотипні діалоги, від яких під вечір голова йде обертом. Фрустрація наростає, коли після 200 дзвінків ти розумієш, що лише 5 людей справді готові вийти на зміну. Склад у Броварах простоює, замовлення затримуються, а керівництво тисне на нас через низьку швидкість комплектації. Це створює неймовірну напругу в команді, ми відчуваємо себе не HR-стратегами, а просто живими автовідповідачами. Втрата кожного дня затримки коштує компанії тисячі гривень через незадоволених клієнтів.

Системна проблема полягає у відсутності автоматизованої воронки для масового найму. Наші інструменти — це звичайні таблиці, які не дозволяють швидко відфільтрувати кандидатів за ключовими параметрами без прямого контакту. Процес побудований на ручній праці, де кожен етап залежить від фізичної присутності рекрутера. У нас немає чат-бота або AI-інструменту, який міг би провести первинний скринінг о другій годині ночі. Старі методи просто не витримують навантаження, коли масштаби e-commerce зростають у півтора раза за тиждень.

Ми спробували найняти фрілансера-рекрутера на аутсорс, щоб він взяв на себе «холодні» дзвінки та первинний відбір. За його послуги ми заплатили близько 15 000 гривень за два тижні інтенсивної роботи. Також підключили ChatGPT для швидкого написання текстів вакансій та листів-відмов, що трохи розвантажило нас. Це допомогло закрити «дірки» в штаті на піку продажів. Загалом за місяць на ці додаткові заходи та рекламу ми витратили понад 45 000 гривень, не враховуючи нашу власну зарплату.

Це рішення було чисто «гасінням пожежі», воно абсолютно не масштабується на наступний рік. Фрілансер пішов, і всі знання про кандидатів залишилися в його приватних нотатках, а не в нашій базі. Якість відбору впала, бо людина зі сторони не розуміє культуру FashionUA так, як ми. Ми витратили купу грошей на разову допомогу, замість того, щоб вкластися в систему, яка б працювала автономно. Тепер ми знову залишилися з Excel-таблицями і страхом перед наступним розпродажем.